Методические рекомендации Минфина России от 20.12.2019
Методические рекомендации Минфина России от 20.12.2019 «Методические рекомендации в отношении формата, представления, использования и хранения записей актов гражданского состояния, составленных в форме электронного документа в период с 1 апреля 2015 г. по 30 сентября 2018 г., в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния»
Текст — по данным сайта Минфина России (minfin.gov.ru).
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ#
в отношении формата, представления, использования и хранения записей актов гражданского состояния, составленных в форме электронного документа в период с 1 апреля 2015 г. по 30 сентября 2018 г., в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния#
I. Общие положения#
1. Настоящие Методические рекомендации в отношении формата, представления, использования и хранения записей актов гражданского состояния, составленных в форме электронного документа в период с 1 апреля 2015 г. по 30 сентября 2018 г., в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния (далее – Методические рекомендации) определяют требования к форматам записей актов гражданского состояния, составленных в форме электронного документа в период с 1 апреля 2015 г. по 30 сентября 2018 г., а также порядок представления, использования и хранения таких записей актов гражданского состояния в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния.#
II. Требования к форматам записей актов гражданского состояния#
2. Записи актов гражданского состояния, составленные органами записи актов гражданского состояния на территории субъекта Российской Федерации или администрации г. Байконур с 1 апреля 2015 г. по 31 сентября 2018 г. в форме электронного документа (далее - записи актов гражданского состояния), должны быть:#
сформированы в соответствии с порядком заполнения форм бланков записей актов гражданского состояния, утвержденным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, в соответствии с пунктом 4 статьи 6 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 47, ст. 5340; 2008, № 30, ст. 3616; 2012, № 47, ст. 6394; 2016, № 26, ст. 3888; 2018, № 1, ст. 22) в соответствии с перечнем сведений, включаемых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, утвержденным распоряжением Правительства Российской Федерации от 31 декабря 2016 г. № 2934-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 2, ст. 474);#
указаны с использованием набора символов (кодировки UTF-8) для кириллических алфавитов и в соответствии с описанием форматов сведений и структуры электронного документа, предусмотренным для сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, в соответствии с Требованиями к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 12 октября 2017 г. № 150н «Об утверждении требований#
к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, и порядка представления и использования указанных сведений в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 2 ноября 2017 г., регистрационный № 48771; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 2017, 3 ноября)[1] (далее соответственно – Требования к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 октября 2017 г. № 150н) с учетом особенностей, приведенных в пункте 3 настоящих Методических рекомендаций.#
3. Электронный документ, содержащий записи актов гражданского состояния, должен быть:#
подписан руководителем органа записи актов гражданского состояния#
или уполномоченным им работником органа записи актов гражданского состояния#
с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи в соответствии с Правилами использования усиленных квалифицированных электронных подписей при ведении Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния и переводе в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 7 июля 2017 г. № 807 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 29, ст. 4369; 2018, № 36, ст. 5638);#
удостоверен меткой времени (достоверной информацией о дате и времени его подписания), присоединенной к электронному документу или иным образом связанной с ним;#
сформирован в соответствии с описанием форматов сведений и структуры электронного документа, предусмотренным для сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, в соответствии с Требованиями к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, с учетом следующих особенностей:#
Элемент «Сведения о типе информации» таблицы 1 Приложения#
к описанию форматов сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, и структуры электронного документа Приложения № 1 к Требованиям к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа (далее – Приложение к Описанию форматов#
и структуры), принимает значение «Электронные записи», идентификатор типа данных в модели данных, соответствующих указанному элементу, имеет 18 знаков#
в строке (Т=18). элемент «Наименование органа записи актов гражданского состояния, которым произведена государственная регистрация акта гражданского состояния, в случае несоответствия наименования написанию, приведенному в справочнике органов записи актов гражданского состояния» таблицы 5 Приложения к Описанию форматов и структуры, элемент «Уникальные сведения о дне» таблицы 8 Приложения к Описанию форматов и структуры, элемент «Сведения об уникальном наименовании страны» таблицы 36 Приложения к Описанию форматов и структуры не используются при формировании сложного элемента «Реквизиты записи акта гражданского состояния» таблицы 6 Приложения к Описанию форматов и структуры. Элемент «Наименование алфавита, использованного при составлении версии записи акта гражданского состояния» таблицы 6 Приложения к Описанию форматов и структуры принимает единственное значение в соответствии со справочником алфавитов, соответствующее факту составления записи акта гражданского состояния на русском языке. Элемент «Сведения о коде экземпляров записи акта гражданского состояния, использованных при переводе (конвертации) записи акта гражданского состояния в форму электронного документа» таблицы 7 Приложения к Описанию форматов и структуры принимает значение «1» или «2» (указывается в случае утраты первого экземпляра записи акта). Элемент «Сведения о действиях по нормализации сведений о годе» таблицы 8 Приложения к Описанию форматов и структуры принимает единственное значение в соответствии со справочником действий по нормализации сведений, включенных в запись акта гражданского состояния, соответствующее факту отсутствия действий по нормализации сведений о годе. По всему тексту Требований к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, под выражением «запись акта гражданского состояния, конвертируемая (преобразуемая) в форму электронного документа» следует понимать выражение «запись акта гражданского состояния, составленная в форме электронного документа». Все элементы Приложения к Описанию форматов и структуры, характеризующие нормализованные значения, не используются. В указанных случаях указываются элементы Приложения к Описанию форматов и структуры, характеризующие признаки отсутствия сведений, которые принимают единственное значение в соответствии со справочником причин отсутствия сведений, предусматривающее, что нормализации сведений не требовалось (нормализация не производилась). Сведения о моменте (времени) смерти, содержащиеся в записях актов#
о смерти, составленных после 31 августа 2016 года, приводятся в элементе «Сведения о содержании внесенного исправления (изменения)» таблицы 23 Приложения#
к Описанию форматов и структуры и должны принимать следующее значение: «Время смерти: NN:NN», где N - цифровое значение (указание дополнительного текста в «СвСодержИзм» при передаче сведений о моменте (времени) смерти не допускается). Значение элемента «Номер версии записи акта гражданского состояния» таблицы 6 Приложения к Описанию форматов и структуры соответствует значению номера версии записи акта гражданского состояния, при составлении которой они указывались (изменялись). В случае, если сведения о моменте (времени) смерти были указаны при первичной регистрации записи акта о смерти (т.е. «СвНомВерсЗапАГС»=0), то новая версия записи акта о смерти не создается. Допускается подписание всех элементов Приложения к Описанию форматов и структуры, характеризующих кодированные значения, при подписании файла, содержащего сведения электронных документов и создаваемого в соответствии с Описанием форматов и структуры при передаче записей актов гражданского состояния в Федеральную налоговую службу. Файл, создаваемый в соответствии с Описанием форматов и структуры при передаче записей актов гражданского состояния в Федеральную налоговую службу и содержащий сведения электронных документов, имеет следующее наименование:#
VO_ZAGSEDOC_EGRZAGS_O_GMD_N, где#
O, GMD, N – принимают значения в соответствии с Описанием форматов#
и структуры.#
III. Порядок представления, использования и хранения записей актов гражданского состояния#
4. Записи актов гражданского состояния представляются органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории субъекта Российской Федерации или администрации г. Байконур (далее - уполномоченный орган), в форме файла в Федеральную налоговую службу для использования в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния начиная с 1 октября 2018 года.#
Уполномоченные органы обеспечивают завершение предоставления#
в Федеральную налоговую службу всех записей актов гражданского состояния до 31 декабря 2020 г.#
5. Записи актов гражданского состояния, представляемые в Федеральную налоговую службу, должны соответствовать Требованиям к форматам сведений, вносимых в записи актов гражданского состояния, составленные в форме электронных документов, установленным пунктами 2 - 3 настоящих Методических рекомендаций (далее - требования к форматам сведений), в том числе:#
1) должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника органа записи актов гражданского состояния в соответствии с Правилами использования усиленных квалифицированных электронных подписей при ведении Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния и переводе в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 7 июля 2017 г. № 807 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 29, ст. 4369; 2018, № 36, ст. 5638);#
2) должны отвечать требованиям к форматам сведений в части полноты, соблюдения имен и типов элементов, типов данных, описания сведений, в том числе правил их формирования и (или) проверки.#
6. В случае, если в запись акта гражданского состояния внесены исправления и (или) изменения, представлению в Федеральную налоговую службу подлежат записи актов гражданского состояния с учетом всех внесенных исправлений и (или) изменений.#
При представлении в Федеральную налоговую службу записей актов гражданского состояния, в которые внесены изменения и (или) исправления, подлежит представлению соответствующее количеству внесенных исправлений и (или) изменений количество версий электронного документа, содержащего указанные записи.#
7. Федеральная налоговая служба при получении файла, содержащего записи актов гражданского состояния, осуществляет его регистрацию в журнале приема копий записей актов гражданского состояния в соответствии с Порядком представления и использования сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 12 октября 2017 г. № 150н.#
8. После регистрации файла Федеральная налоговая служба проводит проверку соблюдения при создании электронного документа требований к форматам сведений.#
9. В случае положительного результата проверки, проведенной#
в соответствии с пунктом 8 настоящих Методических рекомендаций, Федеральная налоговая служба не позднее пяти рабочих дней после получения записей актов гражданского состояния формирует в информационной системе и направляет в адрес уполномоченного органа протокол о соблюдении требований к форматам сведений.#
Протокол о соблюдении требований к форматам сведений подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью Федеральной налоговой службы.#
10. Протокол о соблюдении требований к форматам сведений представляет собой документ, содержащий следующие сведения:#
номер и дату направления протокола;#
наименование уполномоченного органа;#
наименование файла, содержащего записи актов гражданского состояния, дату его получения, регистрационный номер Федеральной налоговой службы;#
номера записей актов гражданского состояния, входящих в файл;#
сведения о соблюдении требований к форматам сведений;#
подпись Федеральной налоговой службы.#
11. В случае отрицательного результата проверки, проведенной в соответствии с пунктом 8 настоящих Методических рекомендаций, Федеральная налоговая служба не позднее пяти рабочих дней после получения записей актов гражданского состояния формирует в информационной системе и направляет в адрес уполномоченного органа протокол, содержащий перечень выявленных несоответствий по соответствующим записям актов гражданского состояния, который подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью Федеральной налоговой службы.#
12. Протокол, содержащий перечень выявленных несоответствий, представляет собой документ, содержащий следующие сведения:#
номер и дату направления протокола;#
наименование уполномоченного органа;#
наименование файла, содержащего записи актов гражданского состояния, дату его получения, регистрационный номер Федеральной налоговой службы;#
номера записей актов гражданского состояния, входящих в файл,#
в отношении которых соблюдены требования к форматам сведений;#
сведения о соблюдении требований к форматам сведений в отношении соответствующих номеров записей актов гражданского состояния, входящих#
в файл;#
номера записей актов гражданского состояния, входящих в файл,#
в отношении которых не соблюдены требования к форматам сведений;#
сведения о выявленных несоответствиях требованиям к форматам сведений в отношении соответствующих номеров записей актов гражданского состояния, входящих в файл;#
подпись Федеральной налоговой службы.#
13. Уполномоченный орган не позднее десяти рабочих дней со дня получения протокола, указанного в пункте 12 настоящих Методических рекомендаций и содержащего перечень выявленных несоответствий, осуществляет исправление выявленных несоответствий и повторно направляет на проверку в Федеральную налоговую службу записи актов гражданского состояния, по которым выявлены несоответствия.#
14. Федеральная налоговая служба не позднее трех рабочих дней со дня проверки записей актов гражданского состояния, по которым определено соответствие требованиям к форматам сведений в соответствии с пунктом 9 настоящих Методических рекомендаций, обеспечивает внесение записей актов гражданского состояния в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния.#
При внесении записей актов о смерти в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния сведения о моменте (времени) смерти, приведенные в записях актов гражданского состояния в соответствии с подпунктом 8 пункта 3 настоящих Методических рекомендаций, указываются в составе записи акта о смерти.#
15. В случае обнаружения в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 47, ст. 5340; 2019, № 27, ст. 3522) (далее - Федеральный закон «Об актах гражданского состояния») ошибок в записях актов гражданского состояния, которые предоставлены в Федеральную налоговую службу, указанные записи исправляются уполномоченным органом путем внесения исправлений и (или) изменений в соответствующую запись акта гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом «Об актах гражданского состояния» в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния.#
16. Записи актов гражданского состояния, включенные в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния, не подлежат преобразованию.#
Записи актов гражданского состояния, включенные в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния, подлежат постоянному хранению, их уничтожение и изъятие не допускаются. В случае внесения исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния, содержащиеся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, ранее внесенные в Единый государственной реестр записей актов гражданского состояния записи актов гражданского состояния сохраняются.#
17. Записи актов гражданского состояния хранятся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния в порядке, определенном Федеральным законом «Об актах гражданского состояния».#
[1] С изменениями, внесенными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 августа 2018 г.#
№ 169н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 октября 2017 г. № 150н» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 3 сентября 2018 г., регистрационный № 52048; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 2018, 4 сентября) и приказом Министерства финансов Российской Федерации от 8 ноября 2018 г. № 226н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 октября 2017 г. № 150н» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 4 декабря 2018 г. № 52862).#