О внесении изменений в приказ Минюста России от 19 мая 2008 г. № 109 "Об утверждении Инструкции по учету кадров уголовно-исполнительной системы и Табеля отчетности по кадрам уго…

"1. Личное дело сотрудника<1> является основной формой учета данных сотрудника, в том числе сведений, связанных с поступлением его на службу в УИС, ее прохождением и увольнением со службы из УИС, необходимых для обеспечения деятельности учреждения и органа УИС, в котором проходит службу сотрудник.#❝

Личные дела оформляются и ведутся кадровыми подразделениями учреждений и органов УИС (далее - кадровые аппараты) на всех сотрудников по установленной форме (приложение А к Правилам оформления и ведения личных дел сотрудников (сокращенных личных дел служащих) УИС) с учетом требований к оформлению персональных данных.";#❝

"3. Личное дело состоит из пяти частей. В личном деле документы подшиваются или скрепляются специальным устройством, обеспечивающим их надежное крепление.#❝

В первой части хранятся: послужной список, а также документы, подтверждающие (устанавливающие) стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, справка-объективка (приложения В и Г к Правилам оформления и ведения личных дел сотрудников (сокращенных личных дел служащих) УИС).#❝

Во второй части - заявление о приеме на службу и заключение о приеме на службу в УИС, подписанный сторонами контракт о службе в УИС, представления к присвоению специальных званий, наградные листы, аттестации, служебные характеристики и другие документы, связанные с прохождением службы.#❝

В третьей части - заявление о рассмотрении документов с целью изучения возможности приема на службу в УИС, анкета, автобиография (написанная собственноручно и машинописная), а также иные документы, связанные с изучением кандидата на службу (кроме тех, которые хранятся в пятой части), заключения военно-врачебной комиссии, отдела психофизиологической диагностики, обязательство о неразглашении сведений, составляющих государственную тайну, и (или) служебной информации ограниченного распространения, бланк с текстом присяги, подписанный сотрудником, копии актов гражданского состояния, документов об окончании образовательной организации.#❝

В четвертой части - архивные документы (устаревшие анкеты, автобиографии, документы, связанные с прохождением службы, заключения по документам служебных проверок, связанных с нарушением законности и служебной дисциплины). В случае, если факты нарушения законности и служебной дисциплины не подтвердились, приобщать соответствующие заключения к документам личного дела запрещается. Документы служебных проверок в личном деле не хранятся.#❝

В пятой части хранятся документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или служебную информацию ограниченного распространения, проверки по оперативным учетам и месту жительства.#❝

Документы четвертой и пятой частей хранятся в отдельных папках и как и справка-объективка вкладываются в личное дело.#❝

При приобщении к личному делу документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну или служебную информацию ограниченного распространения, гриф секретности личного дела определяется по наивысшему грифу секретности приобщенных к нему документов. На титульных обложках личных дел, к которым приобщены документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или служебную информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующий гриф секретности с пометкой "без пятой части - несекретно" или пометка "Для служебного пользования". Соответствующий гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" также проставляется на обложке пятой части личного дела.";#❝

"13. Учет и хранение личных дел организуется кадровым аппаратом. Учет и хранение личных дел, которым присвоен гриф секретности, осуществляются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о государственной тайне. Личные дела подлежат регистрации и сдаче на хранение не позднее 5-дневного срока после издания приказа о назначении на должность.#❝

Учет личных дел производится по инвентарной книге (приложение Д к Правилам оформления и ведения личных дел сотрудников (сокращенных личных дел служащих) УИС). Количество номеров в ней должно соответствовать количеству личных дел, подлежащих хранению.#❝

В целях более длительного использования книги под каждым номером предусматривается место для последующих записей.#❝

Запрещается регистрировать вновь поступающие личные дела под номерами личных дел, не сданных на архивное хранение.#❝

Номер, под которым учтено личное дело, проставляется на лицевой части и корешке обложки личного дела, на обложках четвертой и пятой частей, а также в служебной карточке сотрудника формы 2. Личные дела хранятся по порядку номеров. В кадровых аппаратах, где на хранении находится свыше 500 личных дел, ведутся алфавитные карточки личных дел (приложение Е к Правилам оформления и ведения личных дел сотрудников (сокращенных личных дел служащих) УИС). Выдача (высылка) личных дел для временного пользования производится по контрольной карточке личного дела (приложение Ж к Правилам оформления и ведения личных дел (сокращенных личных дел служащих) УИС), находящейся в каждом личном деле.#❝

Ежегодно, по состоянию на 1 января текущего года, в течение I квартала проводится проверка наличия личных дел. Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем соответствующего учреждения или органа УИС, в составе не менее 3 человек. В состав комиссии включаются представители кадрового аппарата. В учреждениях и органах УИС, в которых на хранении находятся личные дела с приобщенными документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну или служебную информацию ограниченного, распространения, в состав комиссии включаются работники кадрового аппарата, имеющие допуск к сведениям, составляющим государственную тайну, по соответствующей форме, а также представитель режимно-секретного подразделения. По итогам проверки составляется акт проверки наличия личных дел (приложение 3 к Правилам оформления и ведения личных дел (сокращенных личных дел служащих) УИС).";#❝