Об утверждении правил работы с личными делами личного состава в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации после…

1. Настоящие правила работы с личными делами личного состава в системе Министерства Российской федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее — Правила, МЧС России) определяют:#❝

1.1. Порядок работы с личными делами сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы (далее — сотрудники).#❝

1.2. Порядок работы с личными делами военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России, проходящих военную службу по контракту (далее — военнослужащие).#❝

1.3. Порядок работы с личными делами федеральных государственных гражданских служащих МЧС России (далее — гражданские служащие).#❝

1.4. Порядок работы с личными делами работников учреждений и организаций МЧС России, находящихся в ведении МЧС России (далее — работники).#❝

1.5. Ответственность за соблюдение настоящих Правил.#❝

2. Личное дело является основным документом персонального учета и хранения персональных данных' личного состава в системе МЧС России.#❝

3. Учет, хранение и ведение личных дел осуществляется кадровыми подразделениями центрального аппарата МЧС России, территориальных органов МЧС России и организаций МЧС России на весь личный состав в системе МЧС России в соответствии с требованиями к обработке персональных данных, установленными законодательством Российской Федерации.#❝

1. Ведение личных дел сотрудников#❝

1. Личное дело сотрудника (далее — личное дело) состоит из шести частей и ведется по форме согласно приложению № | к Правилам.#❝

2. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну и подлежащие засекречиванию, в личное дело не приобщаются и хранятся с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны?.#❝

3. Первая, вторая и третья части личного дела вшиваются в основную папку личного дела.#❝

4. Четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела.#❝

5. Документы, приобщаемые к шестой части личного дела, могут храниться отдельно от личного дела с присвоением номера, аналогичного номеру личного дела.#❝

6. Каждая часть личного дела должна содержать опись, приобщаемых документов (приложение № 2 к Правилам).#❝

7. В первой части личного дела хранятся: послужной список#❝

7.1. В послужном списке личного дела содержатся сведения о прохождении службы и иной трудовой деятельности сотрудника, на основании которых производится подсчет стажа службы (выслуги лет) для выплаты ежемесячной надбавки к окладу месячного денежного содержания за стаж службы (выслугу лет) и назначении пенсии.#❝

7.2. Лицо, непосредственно осуществляющее обработку персональных данных в кадровом подразделении центрального аппарата МЧС России, территориальных органов МЧС России и организаций МЧС России, составляет послужной список на основании паспортных данных, военного билета, трудовой#❝

7.3. Составленные послужные списки необходимо вести на протяжении всей службы в системе МЧС России.#❝

7.4. Записи в послужном списке делаются шариковой ручкой (с наполнением черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже, разборчиво, аккуратно и без сокращений (кроме общепринятых). Для внесения записей в послужной список допускается использовать штампы. Отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым. Первоначальное заполнение послужного списка допускается на печатных устройствах с использованием электронно-вычислительной техники.#❝

7.5. В случае внесения ошибочных записей (либо части записи) исправления и подчистки не допускаются. При этом вносятся дополнительные сведения о недействительности записи, в которых допущена ошибка. Каждое исправление в личном деле заверяется подписью руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России (руководителя кадрового подразделения территориального органа МЧС России и организации МЧС России) и печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации территориального органа МЧС России и организации МЧС России (далее — гербовая печать).#❝

7.6. Вклейка в послужной список личного дела страниц с любыми записями, а также иных документов, кроме добавления в установленном порядке в личное дело страниц (листов) личного дела, запрещается.#❝

7.7. Внесение в послужной список сведений, не предусмотренных его формой, запрещается.#❝

7.8. Сотрудник должен быть ознакомлен с составленным послужным списком под роспись (для подтверждения правильности внесенных в него записей) кадровым подразделением территориального органа МЧС России и организации МЧС России. После ознакомления сотрудника послужной список подписывается руководителем территориального органа МЧС России и организации МЧС России и заверяется гербовой печатью.#❝

7.9. Последующее ознакомление сотрудника с записями в послужном списке осуществляется под роспись не реже одного раза в пять лет, а также перед убытием к новому месту службы и перед представлением к увольнению из федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы.#❝

7.10. При составлении и последующем ведении послужного списка необходимо руководствоваться следующим:#❝

7.10.1. На первой странице послужного списка отображаются сведения о фамилии, имени, отчестве (последнее — при наличии) сотрудника (в том числе сведений об их перемене, с указанием реквизитов актов гражданского состояния), жетоне с личным номером и отметке о его получении, а также сведений о присвоении специальных званий.#❝

7.10.2. В разделы с 1 по 8 послужного списка вносятся сведения в соответствии с наименованием соответствующего раздела, в том числе о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации?#❝

7.10.3. Сведения о прохождении дактилоскопической регистрации в личных делах, оформленных до вступления в силу настоящих Правил, отражаются на первой странице послужного списка.#❝

7.10.4. В раздел 9 вносятся записи о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, в том числе федеральной государственной гражданской службы.#❝

7.10.5. Основанием для внесения записей в раздел 9 являются сведения, находящиеся в трудовой книжке. Подтверждение отдельных периодов трудовой деятельности может производиться на основании оформленных по установленной форме справок территориальных органов МЧС России и организаций МЧС России.#❝

7.10.6. В разделе 10 в хронологическом порядке производится запись сведений о прохождении службы в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах внутренних дел и внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Федеральной службе охраны Российской Федерации, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Службе внешней разведки Российской Федерации, Федеральном агентстве правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации и иной государственной службы.#❝

7.10.7. Основанием для внесения записей в раздел 10 являются сведения из указов и распоряжений Президента Российской Федерации, соответствующих приказов по личному составу, документов воинского учета и материалов по продлению срока службы. Напротив каждого периода службы делается запись с указанием реквизитов приказа.#❝

7.10.8. При увольнении сотрудника со службы записи, произведенные в разделе 10, заверяются подписью руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России и гербовой печатью.#❝

7.10.9. В исключительных случаях, когда отсутствуют архивные документы и невозможно установить номера и даты приказов о назначении, перемещении или увольнении сотрудников, отдельные периоды их службы могут быть подтверждены следующими документами: аттестациями, служебными характеристиками, представлениями к награждению, присвоению специальных и воинских званий, предписаниями, справками воинских частей, учреждений и архивов, а также на основании военного билета, служебного удостоверения,#❝

7.10.10. При наличии периодов службы в иных федеральных органах исполнительной власти в разделе 10 производится краткая запись на основании заверенной копии послужного списка. Копия послужного списка приобщается к четвертой части личного дела.#❝

7.10.11. В целях качественного оформления и ведения личных дел, необходимо предусматривать раздел 10 в объеме не менее восьми страниц.#❝

7.10.12. В разделе 11 фиксируются результаты аттестации сотрудника.#❝

7.10.13. В раздел 12 вносятся сведения о присвоении квалификационных званий.#❝

7.10.14. В раздел 13 вносятся сведения о присвоенных спортивных разрядах и званиях.#❝

7.10.15. В раздел 14 в хронологическом порядке вносятся периоды службы, в течение которых сотрудник принимал участие в боевых действиях или выполнял служебные обязанности в условиях чрезвычайного положения, в том числе в период срочной службы по призыву, а также другой службы, подлежащей зачету в стаж службы (выслугу лет) для назначения пенсии на льготных условиях.#❝

7.10.16. В разделе 15 указываются сведения о ранениях и травмах, полученных сотрудником в ходе исполнения им служебных обязанностей.#❝

7.10.17. В раздел 16 послужного списка на основании документов, содержащих решение органа, произведшего награждение (поощрение), вносятся сведения о награждении государственными наградами и ведомственными знаками отличия, в том числе присвоении почетных званий.#❝

7.10.18. В разделе 17 указываются сведения о дисциплинарных взысканиях, объявленных приказами.#❝

7.10.19. В раздел 18 вносятся сведения о выездах за пределы территории Российской Федерации в период пребывания в служебной командировке.#❝

7.10.20. В разделе 19 указываются фамилии, имена, отчества и место жительства родителей (опекунов) сотрудника.#❝

7.10.21. В раздел 20 вносятся сведения о семейном положении сотрудника, данные о супруге, детях (в том числе усыновленных и тех, на которых выплачиваются алименты) и лиц, состоящих на его (ее) иждивении.#❝

7.10.22. В разделе 21 указываются адреса сотрудника, по которым он фактически проживает и постоянно зарегистрирован. Заполнение указанного раздела осуществляется черным графическим карандашом.#❝

8. Во второй части личного дела учитываются следующие документы: заявление о приеме на службу, заключение о приеме на службу в федеральную противопожарную службу Государственной противопожарной службы, контракт, представления к присвоению специальных званий, наградные листы, аттестации, служебные характеристики, выписки из приказов о назначении, увольнении и откомандировании, документы о прохождении стажировок, испытательного срока, а также другие документы, связанные с прохождением службы.#❝

9. В третьей части личного дела учитываются следующие документы: заявление о рассмотрении документов с целью изучения возможности приема на службу в МЧС России, анкета, автобиография (написанная от руки, в том числе и машинописная), а также иные документы, связанные с изучением возможности приема кандидата на службу в МЧС России (кроме тех, которые указаны в пятой части), заключение военно-врачебной комиссии об установлении категории годности к службе, результаты психофизиологического обследования, обязательство о неразглашении сведений, составляющих государственную и служебную тайны, подписанный сотрудником бланк с текстом присяги, копия свидетельства идентификационного номера налогоплательщика, копия свидетельства страхового номера индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе персонифицированного учета, копии актов гражданского состояния, копии документов об окончании образовательных учреждений, копии свидетельств о повышении квалификации, согласие на обработку персональных данных, обязательство по соблюдению кодекса этики служебного поведения.#❝

9.1. Анкета и автобиография оформляются кандидатом для приема на службу в МЧС России собственноручно. Печатный вариант автобиографии формируется лицом, непосредственно осуществляющим обработку персональных данных. Документы, указанные в настоящем абзаце, приобщаются к третьей части личного дела.#❝

9.2. В случае изменения личных данных, изложенных в анкете и автобиографии (вступление в брак, изменение фамилии, рождение ребенка и т.п.), сотрудник в десятидневный срок сообщает об этом рапортом в кадровое подразделение территориального органа МЧС России и организации МЧС России по месту службы, приложив к нему копии соответствующих подтверждающих документов, которые приобщаются к третьей части личного дела.#❝

9.3. Переоформление автобиографии осуществляется не реже одного раза в пять лет.#❝

10. —В четвертой части личного дела содержатся следующие документы: копии послужного списка личного дела военнослужащего и документов воинского учета — для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу, архивные документы (устаревшие анкеты, автобиографии, документы, связанные с прохождением службы, копии заключений по результатам служебных проверок в отношении сотрудника (если факты нарушения законности и служебной дисциплины не подтвердились, копии соответствующих заключений к документам личного дела не приобщаются).#❝

11. —В пятой части личного дела содержатся следующие документы: материалы проверок кандидата по учетам органов внутренних дел, его жены#❝

12. В шестой части личного дела содержатся следующие документы: справки о доходах (расходах), об имуществе и обязательствах имущественного характера федерального государственного служащего и членов его семьи°.#❝

13. Копии документов, приобщенные к личному делу, заверяются лицами, непосредственно осуществляющими обработку персональных данных, и используются в повседневной деятельности только для внутреннего пользования.#❝

14. Приобщаемые к личному делу документы, подшиваются в него прочными нитками (в три (четыре) прокола) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.#❝

15. Документы, приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в возрастающем порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом в соответствующей части личного дела по мере поступления. Каждый документ учитывается в описи соответствующей части личного дела с указанием его наименования, номеров листов, даты приобщения к документам личного дела и подписи лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных.#❝

16. На второй внутренней стороне обложки подклеивается конверт (приложение № 4 к Правилам), в котором хранятся трудовая книжка, за исключением случаев, если служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые, либо если трудовая книжка утрачена и устаревшие фотографии. Конверт снабжается бланком описи для регистрации хранящихся в нем документов.#❝

17. Отметки о наличии в личном деле четвертой, пятой и шестой частей личного дела вносятся в специальный бланк (приложение № 5 к Правилам), который подклеивается под конвертом.#❝

18. На оборотной стороне титульной обложки личного дела должна быть цветная фотография (анфас) размером 9х12 см. Лица, имеющие специальные звания, фотографируются в установленной повседневной форме одежды (без шинели и головного убора). Знаки различия на погонах и эмблемы должны быть отчетливыми и соответствовать специальному званию. На оборотной стороне фотографии записываются специальное звание, фамилия, имя, отчество сотрудника, которые заверяются подписью лица, — непосредственно осуществляющего обработку персональных данных и печатью кадрового подразделения.#❝

2. Порядок учета, хранения, пересылки и передачи в архив личных дел сотрудников#❝

19. Личные дела подлежат регистрации не позднее пятидневного срока с момента издания приказа о назначении на должность.#❝

20. Личные дела сотрудников хранятся в специально оборудованном помещении (архиве) в сейфе или металлическом шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения, несанкционированного использования, либо иных негативных факторов, влияющих на сохранность и целостность.#❝

21. Учет личных дел ведется по журналу учета и регистрации личных дел сотрудников (приложение № 6 к Правилам). Количество номеров в нем должно соответствовать количеству личных дел, подлежащих хранению. Номер, под которым учтено личное дело, проставляется на лицевой части и корешке обложки личного дела, а также в служебной карточке сотрудника. Личные дела хранятся по порядку номеров. В кадровых подразделениях, где на хранении находится свыше 500 личных дел, могут вестись алфавитные карточки личных дел (приложение № 7 к Правилам).#❝

22. Инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в журнале учета и регистрации личных дел) производится не реже одного раза в год, о чем составляется соответствующий акт.#❝

23. Выдача (пересылка) личных дел для временного пользования производится на основании запроса на личное дело, по контрольной карточке личного дела (приложение № 8 к Правилам), находящейся в каждом личном деле, в которой расписывается получатель или указываются регистрационные реквизиты письма о направлении личного дела.#❝

23.1. Выдача (пересылка) личных дел в федеральные органы исполнительной власти других ведомств не производится, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации. В них, при необходимости (по запросу), направляются выписки (иные официальные подтверждающие — документы), заверенные подписью — руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России (руководителя кадрового подразделения территориального органа МЧС России и организации МЧС России) и гербовой печатью.#❝

24. При откомандировании сотрудника к новому месту службы, его личное дело высылается к новому месту службы в срок не позднее 5 суток со дня издания приказа об откомандировании. В журнале учета и регистрации личных дел делается соответствующая запись с указанием реквизитов письма, с которым было выслано личное дело.#❝

25. — Личные дела уволенных CO службы сотрудников хранятся в кадровом подразделении в течение 10 лет со дня увольнения.#❝

26. — Порядок хранения и передачи личных дел уволенных сотрудников центрального аппарата МЧС России в Центральный архив МЧС России осуществляется в соответствии требованиями приказа МЧС России от 01 декабря 2010 года № 606 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».#❝

27. Порядок хранения и передачи личных дел уволенных сотрудников территориальных органов МЧС России и организаций МЧС России осуществляется в соответствии приказом МЧС России от 16 марта 2006 года № 160 «Об утверждении Инструкции по архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».#❝

3. Порядок изъятия документов и предоставления сведений, находящихся в личных делах сотрудников#❝

28. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящими Правилами, запрещаются, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.#❝

29. — Изъятие документов из личного дела производится в следующем порядке.#❝

29.1. Личное дело расшивается, изымаются необходимые документы; на их место подшиваются копии, заверенные подписью руководителя кадрового подразделения и печатью.#❝

29.2. В личное дело так же подшиваются документы, на основании которых производилось изъятие (запрос или иной документ, на основании которого производилось изъятие, акт об изъятии).#❝

30. В случае направления изъятого документа почтой (заказным письмом) составляется письмо, копия которого подшивается в личное дело вместе с корешком об уведомлении о вручении заказного письма. Производится перенумерация листов. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. Вносятся исправления в внутреннюю опись соответствующей части личного дела.#❝

31. — При возвращении ранее изъятых из личного дела документов, они вновь помещаются в личное дело, из которого изымаются их копии, акт 06 изъятии, и иные документы, на основании которых производилось изъятие и#❝

32. — При изъятии личного дела по решению судебного органа составляется акт изъятия. Кроме того с послужного списка, находящегося в личном деле, снимается копия, которая заверяется руководителем кадрового подразделения.#❝

33. Подготовка и выдача заверенных копий документов, оригиналы которых не являются исходящими этого территориального органа МЧС России и организации МЧС России, запрещена.#❝

34. — Сведения, находящиеся в личных делах, представляются в виде справок (выписок из приказов и иных подтверждающих документов), заверенных подписью руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России и гербовой печатью.#❝

35. Порядок работы с личными делами военнослужащих, а также подготовки дел военнослужащих перед увольнением, регламентируется приложениями № 5 и 6 приказа Министра обороны Российской Федерации от 19 декабря 2005 г. № 085 «Наставление по учету личного состава Вооруженных Сил Российской Федерации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации | марта 2006 г., регистрационный номер № 7553)°.#❝

36. Личные дела гражданских служащих хранятся и ведутся в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».#❝

2. Порядок учета личных дел гражданских служащих#❝

37. Личное дело гражданского служащего при его поступлении на государственную гражданскую службу (далее — гражданская служба) формируется не позднее пятидневного срока с момента издания приказа о назначении на должность и регистрируется в журнале учета личных дел (приложение № 6 к настоящим Правилам).#❝

38. — Журнал учета личных дел должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписью руководителя кадрового подразделения.#❝

39. Номер личного дела указывается на обложке личного дела гражданского служащего в соответствии с его регистрационным номером по книге учета личных дел.#❝

40. — При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой государственный орган его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы, где личному делу гражданского служащего присваивается новый регистрационный номер. При этом в журнале учета личных дел делается соответствующая запись с указанием реквизитов письма, с которым было выслано личное дело и письма о запросе личного дела.#❝

41. При увольнении гражданского служащего в журнале учета личных дел делается соответствующая запись с указанием реквизитов приказа об увольнении.#❝

42. Порядок оформления и ведения личных дел работников в кадровых подразделения определяется соответствующим приказом руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России в соответствии с трудовым законодательством, иными актами, содержащими нормы трудового права Российской Федерации и уставом территориального органа МЧС России и организации МЧС России.#❝

2. Порядок учета личных дел работников#❝

43. Личное дело работника при его трудоустройстве формируется не позднее пятидневного срока с момента издания приказа о назначении на должность и регистрируется в журнале учета личных дел (приложение № 9 к Правилам).#❝

44. Журнал учета личных дел должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписью руководителя кадрового подразделения.#❝

45. Номер личного дела работника указывается на обложке личного дела работника в соответствии с его регистрационным номером по журналу учета личных дел.#❝

46. При увольнении работника в журнале учета личных дел делается соответствующая запись с указанием реквизитов приказа об увольнении.#❝

47. Ответственность за организацию работы с личными делами возлагается на руководителя территориального органа МЧС России и#❝

48. Ответственность за работу с личными делами несет лицо, осуществляющее обработку персональных данных, назначаемое приказом руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России.#❝

49. Сотрудники кадровых подразделений территориальных органов МЧС России и организаций МЧС России, до возложения на них обязанностей по осуществлению обработки персональных данных, заполняют обязательство о прекращении обработки персональных данных, ставших им известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в случае расторжения с ними контракта или трудового договора (приложение № 10 к настоящим Правилам).#❝

50. За нарушение установленного настоящими Правилами порядка учета, хранения и ведения личных дел уполномоченные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.#❝

51. — В случае отсутствия уполномоченного лица, ответственного за учет, хранение и ведение личных дел (увольнение, перевод, отпуск, период временной нетрудоспособности), прием-передача личных дел и других необходимых документов, оборудования, ключей производится по акту приема-передачи.#❝