Канал
Приказ Росархива от 09.12.2020 № 155 · Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправлен… · https://zakonbaza.com/prikaz-rosarhiv-2020-12-09-155/
Приказ Росархива от 09.12.2020 № 155

Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправлен…

Действует 🔔 Следить в Telegram

Приказ Федерального архивного агентства от 09.12.2020 № 155 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях"

Текст — по данным ИПС «Законодательство России». Проверено 21.09.2026 20:41. История редакций (2) · Скачать .doc · Печать

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

Москва

9 декабря 2020 г.                              № 155

Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях

Зарегистрирован Минюстом России 12 марта 2021 г.

Регистрационный № 62735

(В редакции Приказа Федерального архивного агентства от 12.08.2021 № 72)

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19), пунктом 7 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034), приказываю:

Утвердить прилагаемые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях.

Руководитель                              А.Н.Артизов

Утверждены
приказом Федерального
архивного агентства
от 9 декабря 2020 г. № 155#❝

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях#❝

(В редакции Приказа Федерального архивного агентства от 12.08.2021 № 72)

I. Основные положения#❝

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (далее - Правила) разработаны в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2017, № 25, ст. 3596) (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ), пунктом 7 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034) (далее - Положение о Федеральном архивном агентстве).#❝

2. Правила разработаны с учетом положений национальных, международных стандартов, определяющих состав, порядок создания, обращения и хранения научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической и программной документации (научно-технической документации) (далее - НТД) на бумажных и электронных носителях.#❝

3. Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных корпораций, государственных и муниципальных организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется НТД.#❝

4. По решению негосударственных организаций, в деятельности которых образуется НТД, выступающих заказчиками, разработчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производственной деятельностью, настоящие Правилам могут применяться при организации хранения, комплектования, учета и использования НТД.#❝

5. Правила устанавливают единый порядок организации комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД, а также отнесения ее к составу Архивного фонда Российской Федерации по результатам проведения экспертизы ценности1 для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций.#❝

6. Организация хранения, комплектования, учета и использования НТД, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, другие виды тайн, персональные данные или иные сведения конфиденциального характера, осуществляется с соблюдением требований законодательства Российской Федерации.#❝

7. Государственные органы, органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов, муниципальных округов, городских округов и внутригородских районов, выступающие заказчиками НТД, обязаны создавать архивы, в том числе специально предназначенные для комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД (технические архивы) и обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе НТД, в течение установленных сроков хранения. (В редакции Приказа Федерального архивного агентства от 12.08.2021 № 72)#❝

8. Государственные организации, государственные корпорации и муниципальные организации обязаны обеспечивать сохранность НТД в течение установленных сроков хранения3. В этих целях указанные организации вправе создавать архивы4, технические архивы.#❝

9. Организации вправе осуществлять комплектование, учет, хранение, обращение и использование НТД с использованием информационной системы5, предназначенной для хранения электронных архивных документов, соответствующей техническим требованиям к информационным системам электронного документооборота6, к информационной безопасности7 и функциональным требованиям к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов8.#❝

10. Задачи и функции архива, технического архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации9.#❝

______________________________ 

1 Часть 1 статьи 6 Федерального закона № 125-ФЗ.

2 Часть 1 статьи 13 Федерального закона № 125-ФЗ.

3 Часть 1 статьи 17 Федерального закона № 125-ФЗ.

4 Часть 2 статьи 13 Федерального закона № 125-ФЗ.

5 Пункт 4.34 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2018, регистрационный № 38830) (далее - Правила, утвержденные приказом № 526).

6 Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утвержденные приказом Минкомсвязи России от 2 сентября 2011 г. № 221 (зарегистрирован Минюстом России 15.11.2011, регистрационный № 22304).

7 Требования по обеспечению безопасности значимых объектов критической информационной инфраструктуры Российской Федерации, утвержденные приказом ФСТЭК России от 25 декабря 2017 г. № 239 (зарегистрирован Минюстом России 26.03.2018, регистрационный № 50524).

8 Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственного органа, утвержденные приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69 (зарегистрирован Минюстом России 20.10.2020, регистрационный № 60484) (далее - Типовые требования).

9 Пункт 4 Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 42 (зарегистрирован Минюстом России 15 августа 2018 г., регистрационный № 51895).

II. Организации комплектования, учета, хранения, и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, выступающих заказчиками НТД#❝

11. Подлинники НТД хранятся в организациях, выступающих государственными или муниципальными заказчиками в соответствии с условиями договоров (соглашений) между организациями.#❝

12. НТД включается в состав архивного фонда10 органа государственной власти, органа местного самоуправления (далее - орган), подлежит хранению в архиве (техническом архиве) органа в течение сроков хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также перечнями с указанием сроков хранения11.#❝

13. НТД поступает в архив органа на основании и в соответствии с договором (государственным, муниципальным контрактом), заключенным между государственным (муниципальным) заказчиком и исполнителем, подрядчиком на ее изготовление после подписания акта приема-сдачи выполненных работ.#❝

14. Передача НТД в архив осуществляется в соответствии с описью (актом, спецификацией) документов (дел), подлежащих передаче, на основании акта приема-передачи документов (дел) на хранение. К передаваемым документам прикладываются копия договора (государственного, муниципального контракта), а также копия акта приема-сдачи выполненных работ.#❝

15. В процессе приема документов на хранение архив проверяет полноту комплекта передаваемых на хранение документов в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки), ведомостями, спецификациями изделий, ведомостями электронных документов, или с описями, актами, в которых перечислены сдаваемые на хранение документы, проверяет правильность оформления (подписания) документов, наличие установленных подписей, дат, инвентарных номеров, а также пригодность НТД для дальнейшего хранения.#❝

При приеме электронных документов дополнительно проверяется наличие аналогов собственноручных подписей, в том числе информационно-удостоверяющих листов электронных документов, электронных подписей.#❝

16. Поступившая на хранение в архив НТД подлежит учету. Учет НТД производится отдельно от других видов архивных документов.#❝

17. В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы, установленные Правилами организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях12, а также пунктом 49 Правил.#❝

______________________________ 

10 Пункты 2.3, 2.6 Правил, утвержденных приказом № 526.

11 Часть 1 статьи 17 Федерального закона № 125-ФЗ.

12 Пункты 3.5 и 3.6 Правил, утвержденных приказом № 526.

18. Книга (журнал) учета поступления и выбытия НТД на бумажном или в электронном виде включает следующие обязательные реквизиты дел (документов):#❝

инвентарный (архивный) номер;#❝

дата регистрации;#❝

номер и дата договора (контракта);#❝

автор (разработчик) документа;#❝

обозначение документа;#❝

наименование документа;#❝

число листов для документов на бумажном носителе;#❝

количество файлов и объем в Мб для электронных документов;#❝

формат;#❝

основание поступления документов в архив;#❝

количество изготовленных копий;#❝

дата выбытия документа;#❝

основание выбытия документа.#❝

19. Единицей хранения НТД является учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том, альбом или папку, которая может содержать один или несколько документов, имеющих разные обозначения.#❝

20. Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся частью архивного шифра13. Сведения о составе единиц хранения и их количестве фиксируются в учетных документах архива.#❝

21. Единицы хранения в пределах фонда подлежат систематизации14. При проведении систематизации учитывается: видовой, хронологический, предметно-тематический, объектный, географический признаки.#❝

22. Сохранность документов в архиве обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии, а также соблюдению требований к зданиям, помещениям, в которых обеспечивается хранение НТД, используемому оборудованию, нормативным режимам хранения документов на различных носителях, обеспечению сохранности документов при чрезвычайных ситуациях, перемещению документов и устанавливается правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях,#❝

утверждаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства15.#❝

______________________________ 

13 Пункт 3.4 Правил, утвержденных приказом № 526.

14 Пункт 2.9 Правил, утвержденных приказом № 526.

15 Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

III. Организация хранения комплектования, учета и использования научно-технической документации в государственных и муниципальных организациях#❝

23. Хранение конструкторской, технологической, программной документации обеспечивается организацией-разработчиком, организацией-заказчиком (государственным заказчиком), организацией-изготовителем, эксплуатирующей организацией в соответствии с условиями договоров (государственных, муниципальных контрактов).#❝

24. Хранение проектной документации обеспечивается застройщиком, техническим заказчиком, лицом, ответственным за эксплуатацию здания, сооружения, либо специализированной некоммерческой организацией, которая осуществляет деятельность, направленную на обеспечение проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах (далее - региональный оператор)16.#❝

______________________________ 

16 Статья 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 1, ст. 16; 2020, № 31, ст. 5013).

25. Хранение научно-исследовательской документации осуществляется организацией-исполнителем научно-исследовательской работы, организацией-заказчиком (при наличии).#❝

26. Организация осуществляет хранение НТД раздельно по видам документов (научно-исследовательская, проектная, конструкторская, технологическая, программная).#❝

27. Подлинники, дубликаты и копии проектной документации должны храниться с соблюдением последовательности проектирования (проектная документация, рабочая документация) по номерам (шифрам) объектов проектирования. Хранение проектной документации, выполненной на стадии "проектная документация" должно осуществляться по томам в соответствии с составом проекта по разделами и подразделам. Хранение проектной документации, выполненной на стадии "рабочая документация" должно осуществляться по основным комплектам рабочих чертежей по условным обозначениям (маркам). При осуществлении хранения документов в несброшюрованном виде документы должны помещаться в папку.#❝

28. Подлинники извещений об изменении и разрешений на внесение изменений подлежат учету при поступлении и служат основанием для внесения изменений в документы.#❝

Подлинники извещений об изменении и разрешений на внесение изменений формируются в дела в порядке поступления.#❝

Копии извещений об изменении, разрешений на внесение изменений брошюруются в альбомы в соответствии с шифром проекта, объекта и составом проекта.#❝

29. Подлинники аннулированных и замененных документов (листов документов) на бумажном носителе хранятся отдельно от действующих подлинников, приведенных к формату А4 или А3.#❝

30. Хранение подлинников конструкторской документации на бумажных носителях осуществляется в соответствии с классификационными характеристиками в порядке возрастания обозначения документов в пределах каждого формата и кода организации-разработчика, или поформатно.#❝

В пределах изделия или составных частей изделия хранение осуществляется в следующей последовательности:#❝

спецификация изделия;#❝

документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);#❝

спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений);#❝

чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).#❝

31. Подлинники технологических документов хранятся по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения или комплектами по возрастанию обозначений, указанных в основной надписи технологических документов.#❝

32. Допускается хранить подлинники конструкторских документов вместе с подлинниками технологических документов по комплектам, по возрастанию обозначений, указанных в основной надписи технологических документов.#❝

33. Подлинники аннулированных и замененных документов (листов документов) на бумажном носителе хранятся отдельно от действующих подлинников, сложенными на форматы А4 и А3.#❝

34. Подлинники извещений об изменении или аннулировании документа подлежат учету при поступлении и служат основанием для внесения изменений в документы.#❝

Подлинники извещений об изменении или аннулировании документа формируются в дела в порядке поступления.#❝

35. Копии конструкторских документов, созданных в организации на бумажном носителе, складываются на формат А3 или А4 и хранятся вложенными в папки, сброшюрованными в альбомы или полистно.#❝

36. Копии укладываются в папки (альбомы) в порядке, определенном для подлинников.#❝

37. Комплекты копий технологических документов, созданных в организации на бумажном носителе, укладываются в папки или брошюруются в альбомы.#❝

В папку (альбом) помещаются все технологические документы, разработанные на одно изделие при единичном технологическом процессе, или на несколько изделий при типовом или групповом технологическом процессе, или на часть изделия.#❝

38. Подлинники научно-исследовательской документации хранятся организацией-исполнителем научно-исследовательской работы, организацией-заказчиком (при наличии) если иное не определено условиями договора на создание научно-исследовательской работы.#❝

39. Подлинникам научных (научно-исследовательских) документов на бумажном носителе присваивается учетный инвентарный (архивный) номер. Хранение осуществляется в порядке возрастания инвентарных (архивных) номеров.#❝

40. Микрофильмы-подлинники хранятся в горизонтальном положении в металлических коробках, которые размещаются в металлических шкафах или на стеллажах.#❝

41. Микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь стандартные и защитные ракорды, которые наматываются в рулон на сердечники фотослоем наружу.#❝

Микрофильмы на плоских пленочных носителях помещаются в конверты и кассеты и хранятся в коробках или папках.#❝

42. В целях обеспечения сохранности НТД должны проводиться проверки наличия и состояния документов17. В ходе проверки наличия и состояния документов:#❝

а) устанавливается:#❝

соответствие итоговой записи в инвентарной книге (описи) и (или) информационной системе фактическому наличию НТД, внесенной в инвентарную книгу (опись) и (или) информационную систему;#❝

соответствие имеющейся в наличии НТД сведениям, указанным в спецификациях или во внутренней описи тома, папки;#❝

б) проводится контроль физического и технического состояния электронных документов:#❝

определяются воспроизводимость документов;#❝

потребность в миграции и конвертировании;#❝

наличие вредоносного программного обеспечения;#❝

состояние упаковки и наличие (отсутствие) внешних повреждений.#❝

______________________________ 

17 Пункт 2.14, 2.43 Правил, утвержденных приказом № 526.

43. Проверка наличия документов проводится комиссией в порядке, установленном локальным нормативным актом организации. Результаты проверки наличия НТД оформляется актом проверки наличия. Акт проверки наличия НТД утверждается руководителем организации.#❝

44. При утрате документов или невозможности их восстановления должен составляться акт о списании пришедших в негодность или утерянных подлинников.#❝

45. Проверка наличия и состояния НТД считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы.#❝

46. Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. Для восстановления подлинников используются копии и дубликаты документов с внесением в них соответствующих изменений (по разрешениям на внесение изменений), выпущенных до момента его восстановления. Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении подлинника делается отметка в инвентарной книге.#❝

Восстановленные подлинники должны быть подписаны работником, выполняющим процедуру восстановления.#❝

При восстановлении подлинника электронной НТД создается его новая версия, в метаданные (реквизитную часть) вносятся сведения о восстановлении.#❝

Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной подписью ответственного лица.#❝

47. Учету в организации подлежат:#❝

все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;#❝

движение документов (изготовление и учет копий, внесение изменений, применяемость, использование, уничтожение, передача на хранение);#❝

все виды извещений об изменении документов.#❝

48. Учетные документы ведутся на бумажном носителе и (или) в электронном виде с использованием информационной системы.#❝

49. Основными (обязательными) учетными документами являются:#❝

инвентарные книги учета;#❝

карточки учета документов;#❝

книги (журналы) регистрации разрешений на внесение изменений для проектной документации для строительства и программной документации, извещений, предварительных извещений и предложений об изменении для конструкторской и технологической документации;#❝

описи единиц хранения НТД постоянного хранения.#❝

50. НТД учитывается по учетным единицами и(или) единицам хранения.#❝

51. Учетными единицами НТД в организации являются:#❝

для научной (научно-исследовательской) документации - отдельный научный (технический) документ по проблеме (теме) научного исследования или по его этапу - единица хранения;#❝

для конструкторской, технологической, программной документации - графический или текстовой документ - единица учета;#❝

для проектной документации - сброшюрованный том, содержащий документы под разными обозначениями - единица хранения, отдельный графический или текстовой документ, имеющий самостоятельное обозначение - единица учета.#❝

Учетной единицей электронной НТД является электронный документ.#❝

Учетной единицей НТД на микроформе является физически обособленная репрографическая копия подлинника (микрофиша, микрофильм рулонный, микрофильм в отрезке и другие), вне зависимости от количества имеющихся на ней документов.#❝

52. Каждой учетной единице НТД присваивается инвентарный номер по инвентарной книге учета.#❝

53. Учет НТД, подлежащей передаче в государственный (муниципальный) архив, осуществляется в описях единиц хранения НТД постоянного хранения.#❝

В единице хранения НТД не допускается нахождение документов, относящихся к разным стадиям проектирования. В единицу хранения могут быть внесены документы разных частей проектирования (разных узлов), близких по своему названию или по назначению.#❝

54. Организации, выступающие источниками комплектования государственного (муниципального) архива, составляют паспорт архива организации, хранящей НТД в соответствии с приложением 46 Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации18. Заполненный паспорт направляется в соответствующий государственный (муниципальный) архив.#❝

______________________________ 

18 Приказ Росархива от 11 марта 1997 г. № 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации" (зарегистрирован Минюстом России 8 июля 1997 г., регистрационный № 1344).

55. Инвентарные книги ведутся раздельно по видам НТД: научная (научно-исследовательская), конструкторская, технологическая, проектная, программная. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий.#❝

Регистрация документов на изделия основного и вспомогательного производства производится отдельно.#❝

56. Книги (журналы) регистрации извещений об изменении и разрешений на внесение изменений ведутся раздельно для каждого вида документации. Отдельные книги (журналы) заводятся для учета извещений об изменении и разрешений на внесение изменений сторонних организаций.#❝

57. Каждому подлиннику документа присваивается инвентарный номер. Инвентарные номера не должны повторяться.#❝

Подлинник и копии одного документа имеют одинаковый инвентарный номер.#❝

Сброшюрованным документам проставляется единый инвентарный номер на титульном листе.#❝

Допускается присвоение инвентарных номеров до приема подлинников на архивное хранение при ведении учета.#❝

Инвентарный номер, присвоенный документу на бумажном носителе или электронному документу, должен сохраняться при преобразовании НТД в другую форму (миграция, конвертация, распечатка, сканирование).#❝

При регистрации электронной НТД инвентарный номер включается в реквизитную часть (метаданные) электронного документа (регистрационно-учетная форма (РУФ) электронного документа в информационной системе). При воспроизведении (визуализации) электронного документа инвентарный номер должен отображаться на титульном листе документа или в левом поле документа (в соответствующей графе поля для подшивки).#❝

Электронному документу присваивается один инвентарный номер вне зависимости от количества файлов, из которых он состоит.#❝

При создании новых версий электронной НТД сохраняются ее инвентарный номер и наименование. В реквизитной части электронной НТД присваиваются новый статус и номер новой версии.#❝

Физически обособленному носителю электронной НТД присваивается инвентарный номер по книге учета носителей электронной НТД, который указывается на вкладыше, помещаемом в футляр носителя.#❝

Микрофильму (микрофише) присваивается инвентарный номер, который проставляется на начальном и конечном ракордах рулона или на специально установленном поле микрофиши.#❝

Если заменяется или добавляется один или несколько листов подлинника, то на них проставляется инвентарный номер, присвоенный подлиннику. При замене всех листов подлиннику документа присваивается новый инвентарный номер.#❝

Восстановленному подлиннику конструкторского или технологического документа присваивается инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа делается отметка в инвентарной книге.#❝

58. Инвентарная книга учета подлинников научной документации содержит следующие графы:#❝

инвентарный номер;#❝

дата регистрации;#❝

обозначение документа;#❝

этап научно-исследовательской работы;#❝

наименование темы и ее номер;#❝

номер государственной регистрации;#❝

название отдела (лаборатории)-разработчика;#❝

руководитель (ответственный исполнитель) темы;#❝

количество листов и номера экземпляров, примечание.#❝

59. Инвентарные книги учета подлинников и дубликатов конструкторских, технологических и проектных документов содержат следующие графы:#❝

инвентарный номер документа;#❝

дата регистрации;#❝

обозначение документа;#❝

наименование;#❝

количество листов в документе;#❝

формат документа;#❝

кем выпущен документ;#❝

подпись о приеме документа на хранение, примечание.#❝

60. При регистрации документов на бумажном или пленочном носителе в графе "Примечание" инвентарной книги указываются сведения о внесенных изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника. При регистрации электронной НТД в графе "Примечание" инвентарной книги указываются формат файла и используемое программное обеспечение.#❝

61. На каждый зарегистрированный документ составляется карточка учета.#❝

По карточкам учета осуществляется учет движения документов: изготовление и учет копий, внесение изменений, применяемость, использование, уничтожение, передача на архивное хранение.#❝

62. Учет дубликатов документов в организации-держателе подлинников осуществляется отдельно от учета подлинников.#❝

Дубликаты нумеруются по каждому документу отдельно, для чего на каждом листе в левом верхнем углу на поле для подшивки проставляется штамп или надпись "Дубликат" или шифр "Д".#❝

Учет дубликатов документов в организации-держателе дубликатов осуществляется по правилам, установленным для подлинников. При постановке на учет дубликатов в организации-держателе дубликатов инвентарные номера, присвоенные в организации-держателе подлинников, зачеркиваются. Дубликатам электронной НТД, переданным посредством информационно-телекоммуникационной сети, в организации-держателе дубликатов, в информационной системе присваиваются новые инвентарные номера.#❝

63. Копии конструкторских и технологических документов (отдельные листы, папки, альбомы), изготовленные организацией-разработчиком, допускается регистрировать только в карточках учета по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам.#❝

Копии конструкторских и технологических документов, полученные из других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и в карточках учета.#❝

64. Наличие архивных копий отражается в карточках учета подлинников.#❝

65. Учет копий проектных документов других организаций осуществляется в соответствии с требованиями, предъявленными к регистрации подлинников.#❝

66. На каждой регистрируемой копии на бумажном носителе на листе внутренней описи папки (тома) или в левом верхнем углу обложки документа проставляется штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.#❝

На копиях документов, хранящихся полистно в несброшюрованном виде, штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа.#❝

67. Учет изменений в объеме и составе НТД, обнаруженной при проведении проверки наличия документов, восстановлении подлинников и не учтенной ранее, осуществляется в инвентарной книге. Обнаруженные изменения в составе и количестве документов фиксируются во всех учетных документах.#❝

68. В листе регистрации изменений восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям.#❝

Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике в круглых скобках должно быть указано: "(Подпись)" и "(Дата)".#❝

69. На каждую учетную единицу электронной НТД в информационной системе заводится РУФ. Состав полей регистрационно-учетных форм должен соответствовать реквизитам учетных документов.#❝

Реквизитная часть (метаданные) электронной НТД в информационной системе должна быть связана с ее основной частью (файлом).#❝

Реквизиты (метаданные) электронной НТД в информационной системе вносятся в РУФ на основании реквизитов учетных документов, перечисленных в пункте 3.5 Правил.#❝

В РУФ электронной НТД в информационной системе в обязательном порядке включаются следующие сведения:#❝

инвентарный номер документа;#❝

наименование документа;#❝

обозначение документа;#❝

общее количество листов документа (объем в Мб);#❝

сведения о подписании документа;#❝

сведения об изменениях документа;#❝

сведения о приеме подлинника на хранение в СТД.#❝

В информационную систему включаются иные сведения, в зависимости от вида НТД, в соответствии с государственными (межгосударственными) стандартами, стандартами организации.#❝

Реквизиты (метаданные), вводимые в РУФ электронной НТД, и все файлы основной части электронной НТД, составляющей учетную единицу, должны храниться в течение срока хранения электронной НТД.#❝

70. Описи единиц хранения НТД постоянного хранения составляются раздельно на каждый вид НТД, подлежащей постоянному хранению, отдельно на электронную НТД, подлежащую постоянному хранению.#❝

71. Опись единиц хранения НТД постоянного хранения должна включать:#❝

титульный лист;#❝

перечень переименований организации (при наличии);#❝

содержание (оглавление);#❝

список сокращений (при наличии);#❝

предисловие;#❝

описательные статьи;#❝

итоговую запись;#❝

лист-заверитель.#❝

72. Титульный лист описи содержит следующие элементы:#❝

полное, в скобках сокращенное название государственного (муниципального) архива;#❝

название фонда, которое состоит из полного и официально принятого сокращенного названия организации, ее подчиненности (наименование вышестоящей организации), местонахождения, крайних дат существования; #❝

название фонда дается по последней дате документов, внесенных в опись;#❝

номер фонда, который присваивается по списку фондов в государственном (муниципальном) архиве;#❝

номер описи, который присваивается по листу фонда в государственном (муниципальном) архиве;#❝

название описи единиц хранения (указание вида документации и срока его хранения). Если состав описи ограничен документами одного проекта, названием описи может быть название этого проекта;#❝

крайние даты документов, внесенных в опись (если в опись включены документы за несколько лет с перерывами, то указываются только те годы, за которые имеются документы).#❝

73. В перечне переименований в хронологической последовательности указываются все переименования организации с указанием перед каждым из них начальной и конечной дат существования организации под данным названием и изменения её подчиненности с указанием начальной и конечной дат подчиненности.#❝

74. В содержании (оглавлении) перечисляются составные части описи: #❝

список сокращений;#❝

предисловие;#❝

названия разделов;#❝

подразделов, отражающих схему систематизации проектов в описи. Внутри разделов создаются подразделы, которым присваиваются названия проблем (тем), комплексов, проектов, стадий. В содержании (оглавлении) обязательно приводятся названия проектов.#❝

75. В список сокращений в алфавитном порядке вносятся сокращения, характерные для деятельности организации или ведомства, к которому она относится, имеющиеся в предисловии и описательных статьях описи, с расшифровкой через тире их полного написания.#❝

76. В предисловии к описи излагаются:#❝

история организации с указанием всех переименований и подчиненности;#❝

основные направления (этапы) деятельности организации;#❝

история фонда;#❝

состав и содержание документов, внесенных в опись, история проектирования описываемых объектов, изделий;#❝

особенности и обоснование выбранной схемы систематизации.#❝

Предисловие подписывается составителем.#❝

77. Описательная статья описи включает:#❝

порядковый номер единицы хранения;#❝

производственный индекс, шифр, условное название документа (документов), внесенных в единицу хранения;#❝

заголовок единицы хранения;#❝

сокращенное название организации на год окончания разработки документов, для научной документации добавляются фамилии и инициалы авторов (руководителей, ответственных исполнителей);#❝

год (годы) разработки документов;#❝

общее количество листов и количество листов внутренней описи (при наличии), указанных через знак плюс.#❝

В графу "Примечание" вносятся служебные отметки, в том числе о выбытии документов, ограничении доступа, создании страхового фонда, наличии фонда пользования.#❝

78. В описи электронной НТД постоянного хранения для каждой единицы хранения НТД указывается объем в мегабайтах, состав текстовой сопроводительной документации. К описи электронной НТД постоянного хранения должны прилагаться реестры документов электронного дела.#❝

79. После составления описей в РУФ электронной НТД вносятся архивные шифры единиц хранения НТД.#❝

IV. Передача научно-технической документации в архив (технический архив)19 организации#❝

80. В архив (технический архив) организации подлежит передаче НТД, выполненная самой организацией, а также филиалами и представительствами организации:#❝

подлинники НТД;#❝

контрольные, рабочие (в том числе электронные) копии документов;#❝

дубликаты НТД;#❝

извещения об изменении подлинников (разрешения на внесение изменений).#❝

______________________________ 

19 При наличии.

81. В архив (технический архив) передаются подлинники, дубликаты и копии НТД, выполненной организациями-разработчиками, соразработчиками, субподрядчиками в соответствии с договором (государственным контрактом) в порядке, утверждаемом руководителем головной организации.#❝

Подлинники НТД передаются вместе с подлинниками извещений об изменении (разрешений на внесение изменений), по которым в НТД были внесены изменения. При передаче конструкторской НТД передаются сведения об учтенных абонентах.#❝

82. Электронная НТД передается на физически обособленных носителях и (или) посредством информационно-телекоммуникационных сетей. Порядок передачи электронной НТД внутри организации, между ее филиалами и представительствами устанавливается локальными нормативными актами организации, в том числе определяющими права доступа работников к НТД, учетным и справочно-поисковым системам; при взаимодействии между организациями - договорами (соглашениями) об электронном взаимодействии.#❝

83. НТД передается в архив (технический архив) как после завершения проектов, разработки изделий, проведения научно-исследовательской работы, так и в процессе их разработки (поэтапно).#❝

84. Перед передачей НТД в архив (технический архив) осуществляется ее нормоконтроль (проверка правильности оформления в соответствии с нормативными требованиями). Процедуры проверки правильности оформления осуществляются нормоконтролером или иным работником, на которого возложены такие полномочия, в соответствии с локальными нормативными актами организации. Вносить изменения в НТД, поступившую в архив (технический архив), разрешается только по извещениям об изменении (разрешениям на изменение).#❝

85. При проведении конвертирования и миграции электронной НТД архив (технический архив) организует процедуру подписания электронной НТД электронной подписью, в соответствии с порядком, установленным локальным нормативным актом организации.#❝

При преобразовании НТД не должны изменяться наименование документа и его вид в зависимости от способа выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия). Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга.#❝

86. При передаче комплектов подлинников и дубликатов НТД, в том числе электронной НТД, из других организаций составляется акт приема-передачи НТД на хранение в архив (технический архив) с перечислением наименований, обозначений, стадий (этапов) и количества листов и (или) иных характеристик передаваемых документов.#❝

Акт приема-передачи допускается не составлять при передаче копий электронной НТД из других организаций в процессе совместной разработки проектов, изделий, проведения научно-исследовательской работы.#❝

87. Электронная НТД передается в составе пакета электронных документов, содержащего:#❝

комплект электронной НТД, состоящий из одного или нескольких контейнеров электронных документов, включающих основную часть и реквизитную часть (метаданные) документа(ов), файлы электронных подписей и визуализированные копии документов;#❝

электронную структуру изделия, проекта (если предусмотрено государственными (межгосударственными) стандартами, применяемыми в организации);#❝

справочники, наборы данных, подлежащих включению в НТД; электронные библиотеки, справочники и классификаторы (или их фрагменты), позволяющие представить в визуально воспринимаемом виде все кодированные элементы пакета электронных данных.#❝

Пакет электронных данных заверяется электронной подписью работника, обеспечивающего передачу электронной НТД, в соответствии с локальными нормативными актами организации, договорами (соглашениями) об электронном взаимодействии.#❝

88. При приеме НТД на бумажных и пленочных носителях осуществляется проверка:#❝

комплектности документов, на основании ведомостей технических предложений, ведомостей эскизных проектов, ведомостей технических проектов, спецификаций, номенклатуры эксплуатационных документов и иных документов, свидетельствующих об НТД, составляющей один комплект документов; общих данных по рабочим чертежам;#❝

наличия установленных подписей и дат;#❝

наличия всех листов подлинника;#❝

нумерации листов;#❝

пригодности документов для хранения, многократного снятия с них копий и микрофильмирования.#❝

89. При приеме в архив (технический архив) электронной НТД производится:#❝

проверка пакета электронных данных;#❝

проверка комплектности электронной НТД по ведомостям (реестрам, перечня) электронных документов;#❝

проверка действительности электронных подписей;#❝

сверка основной (файл) и реквизитной (метаданные) частей электронной НТД;#❝

проверка на воспроизводимость;#❝

проверка на отсутствие вредоносного программного обеспечения (вирусов).#❝

При приеме электронной НТД формируется квитанция (подтверждение) о приеме. В случае если при проверке выявлены неполнота пакета электронных данных, различия в основной и реквизитной частях электронной НТД, невоспроизводимость электронных документов, наличие вредоносного программного обеспечения (вирусов), формируется квитанция (уведомление) об ошибке. Квитанция (уведомление) об ошибке пересылается отправителю для внесения исправлений в электронную НТД.#❝

90. Подлинники листов для замены передаются вместе с извещениями об изменении (разрешениями на внесение изменений). Заменяемые листы НТД аннулируются, вместо них подкладываются новые.#❝

Аннулированные и замененные листы НТД должны храниться отдельно не менее срока хранения самого документа. При формировании единицы хранения НТД аннулированные и замененные листы добавляются (подкладываются, подшиваются, переплетаются) к документу.#❝

91. НТД возвращается разработчику, если при приеме в архив (технический архив) выявлены некомплектность документов, отсутствие подписей и дат, ошибки в оформлении, отсутствие листов, неудовлетворительное физическое состояние документов.#❝

92. Для электронных копий бумажных документов проверяется соответствие документа, представленного в электронном виде, документу, выполненному на бумаге.#❝

V. Организация использования научно-технической документации#❝

93. Организация обеспечивает доступ пользователей, а также представителей судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов к НТД с учетом требований, установленных законодательством Российской Федерации20, локальными нормативными актами организации.#❝

Ответственным за сохранность НТД является специально назначенный работник (работники).#❝

Должностные лица и сотрудники организации получают доступ к документам в соответствии со своими должностными обязанностями.#❝

Работникам сторонних организаций - при наличии письменного разрешения руководителя организации, а также собственника (владельца) НТД; для проектно-планировочной документации - также при наличии письменного разрешения собственника (владельца) объекта.#❝

______________________________ 

20 Часть 1 статьи 57 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 46, ст. 4532; 2018, № 49, ст. 7523); пункт 19 статьи 5 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 52, ст. 4921; 2019, № 52, ст. 7817); часть 1 статьи 26.10 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1, ст. 1; 2020, № 9, ст. 1136); часть 1 статьи 63 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 10, ст. 1391); пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 47, ст. 4472; 2014, № 30, ст. 4234).

94. Подлинники электронной НТД на физически обособленных носителях из хранилища не выдаются, выдаются ее дубликаты или копии фонда пользования.#❝

95. Подлинники НТД на бумажном носителе выдаются из хранилища только для изготовления с них дубликатов и копий и внесения изменений в подлинник.#❝

В остальных случаях выдаются дубликаты и копии НТД.#❝

96. Сроки и порядок выдачи НТД из хранилища, организация доступа к электронной НТД с использованием информационной системы и порядок обеспечения информационной безопасности регулируются локальными нормативными актами организации.#❝

97. Выдача НТД осуществляется работником, на которого возложены обязанности по обеспечению сохранности НТД.#❝

98. Учет выдачи и возврата подлинников и копий НТД внутренним и внешним пользователям (абонентам) осуществляется в карточках учета документов и (или) в информационной системе.#❝

Учет выдачи и возврата копий НТД внутренним пользователям (абонентам) может производиться по абонентским карточкам учета и (или) в информационной системе.#❝

99. Перед выдачей НТД из хранилища и при возвращении ее в хранилище проверяется соответствие записям в учетных документах.#❝

При выдаче и возврате НТД осуществляется полистная проверка наличия и физического состояния документов.#❝

100. Страховой фонд НТД создается путем микрофильмирования подлинников. Страховыми копиями являются негативы на рулонной пленке или микрофишах, изготовленные методом оптического фотографирования документов на бумажном и пленочном носителе или путем применения СОМ-систем для электронных документов.#❝

101. Фонд пользования НТД формируется в виде копий на бумажном носителе и (или) в виде электронных копий.#❝

102. Для обеспечения поиска и использования НТД в архиве (техническом архиве) применяются справочно-поисковые средства.#❝

103. В архиве (техническом архиве) оборудуется читальный зал, рабочая комната или специальные рабочие места (рабочее место) для организации доступа пользователей (абонентов) к НТД и справочно-поисковым средствам. При необходимости пользователям (абонентам) предоставляются специальные технические и программные средства для воспроизведения электронной НТД.#❝

104. Выдача НТД во временное пользование осуществляется в соответствии с порядком, установленным организацией.#❝

105. Все пользователи (абоненты) подлежат учету.#❝

Раздельно осуществляется учет:#❝

абонентов внешних и внутренних, принятых на абонентское обслуживание и извещаемых о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;#❝

абонентов разовой выдачи (передачи) документов.#❝

На каждого пользователя (абонента) НТД заводится абонентская карточка, располагаемая в картотеке или ведущаяся в электронном виде в информационной системе.#❝

106. Проверка наличия НТД, выданной работникам организации и в читальный зал, проводится по книгам выдачи, записям в информационной системе.#❝

VI. Экспертиза ценности научно-технической документации#❝

107. Экспертиза ценности НТД осуществляется в целях отбора НТД на постоянное хранение, в состав Архивного фонда Российской Федерации, уточнение сроков хранения НТД временного хранения и отбора НТД, подлежащей уничтожению.#❝

108. Экспертиза ценности НТД проводится не ранее, чем через 5 лет после завершения разработки проекта, темы, снятия изделия с производства, вывода из эксплуатации.#❝

109. Для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (далее - ЭК). В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее - ЦЭК).#❝

ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения.#❝

110. Экспертиза ценности НТД проводится в два этапа:#❝

разработка перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;#❝

разработка описи дел НТД постоянного хранения.#❝

При проведении первого этапа проводится отбор наиболее значимой (имеющей историческое значение) проблематики/тематики исследований, наиболее значимых проектов изделий промышленного производства, технологических процессов, градостроительных, землеустроительных и лесоустроительных проектов, проектов капитального строительства, программных комплексов, документация по которым подлежит включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.#❝

Документация, не включенная в перечень проектов/объектов, проблем/тем, НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение, утратившая практическое значение и не имеющая исторического значения, подлежит уничтожению.#❝

111. Перечень проектов/объектов, проблем/тем, НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение, согласовывается ЭК (ЦЭК) организации, после чего утверждается экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного учреждения и руководителем организации. (В редакции Приказа Федерального архивного агентства от 12.08.2021 № 72)#❝

112. При проведении второго этапа включению в опись дел постоянного хранения подлежат следующие стадии НТД:#❝

заключительные и этапные отчеты по научно-исследовательским работам;#❝

стадия "Проект" (для проектной документации);#❝

стадия "Рабочая документация" (для конструкторской и технологической документации);#❝

стадия "Технический проект" (для программной документации).#❝

113. Описи составляются раздельно на каждый вид НТД, согласовываются ЭК (ЦЭК) организации, после чего утверждаются ЭПК архивного учреждения и руководителем организации. (В редакции Приказа Федерального архивного агентства от 12.08.2021 № 72)#❝

114. Уничтожение документов, не подлежащих хранению, осуществляется после утверждения руководителем организации актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.#❝

VII. Передача научно-технической документации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив#❝

115. Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации, включенные в списки источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, обеспечивают подготовку и передачу в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в соответствующие государственные (муниципальные) архивы НТД, отнесенную к составу Архивного фонда Российской Федерации21.#❝

116. Обязательной передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив подлежат результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, учтенные в единой государственной информационной системе учета научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ.#❝

117. НТД, относящаяся к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранится в организации временно до передачи документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является организация, в течение установленных сроков:#❝

проектная документация по капитальному строительству, конструкторская и технологическая документация, патентная документация на изобретения, полезные модели, промышленные образцы - 20 лет;#❝

научная документация - 15 лет22.#❝

118. Продление сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организации-источнике комплектования государственного (муниципального) архива допускается по решению ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации.#❝

119. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства23.#❝

______________________________ 

21 Части 1, 2 статьи 21 Федерального закона № 125-ФЗ.

22 Часть 4 статьи 22 Федерального закона № 125-ФЗ.

23 Часть 2 статьи 18 Федерального закона № 125-ФЗ.

120. Организации-источники комплектования государственных (муниципальных) архивов составляют и согласовывают с соответствующим государственным (муниципальным) архивом план-график отбора, подготовки и передачи документов на постоянное хранение.#❝

121. НТД, подлежащая передаче в государственный (муниципальный) архив, формируется в единицы хранения в соответствии с пунктами 19 - 21, 53 Правил и учитывается в описи единиц хранения НТД постоянного хранения.#❝

122. В единице хранения, сформированной из документов на бумажных носителях, не должно быть более 50 листов чертежей, приведенных к формату А4, или 200 листов текстовой документации, толщина дела не должна превышать 4 см.#❝

123. Техническое оформление дел НТД на бумажном носителе предусматривает:#❝

фальцовку чертежей;#❝

переплет (подшивку) документов текстовой документации;#❝

нумерацию листов единицы хранения;#❝

составление внутренней описи;#❝

заполнение листа-заверителя;#❝

оформление обложки.#❝

124. Единицы хранения НТД, состоящие из документов на бумажном носителе (кроме рабочей документации), помещаются в обложку из твердого картона или переплетаются. Крупноформатные листы подшиваются за один край с учетом сохранения возможности свободного разворачивания листов.#❝

Применение металлических или пластмассовых сшивателей и липкой ленты не допускается.#❝

125. Все листы в единицах хранения НТД, кроме чистых листов, подлежат учету. Количество листов единицы хранения фиксируется в заверительном листе, количество документов, включенных в единицу хранения учитывается по внутренней описи.#❝

126. Листы нумеруются в правом верхнем углу лицевой стороны, а сфальцованные чертежи в правом нижнем углу за пределами углового штампа (под угловым штампом или над ним). Крупноформатные листы, не имеющие углового штампа, нумеруются в правом нижнем углу. Фальцовка чертежей и крупноформатных листов производится таким образом, чтобы был виден номер листа. Если в единице хранения НТД встречаются фотографии, графики, схемы, рисунки, наклеенные на лист, нумеруется сам лист.#❝

127. Для единиц хранения НТД, сформированных из неподшитых документов, составляется внутренняя опись, в которой указываются:#❝

порядковый номер документа;#❝

обозначение (индекс) документа;#❝

название документа;#❝

номер листа (листов).#❝

128. Лист-заверитель помещается в конце единицы хранения и не подлежит нумерации.#❝

129. На обложку единиц хранения выносятся следующие реквизиты: #❝

наименование организации-разработчика по последней дате документов, включенных в единицу хранения;#❝

название вышестоящей организации по последней дате документов, находящихся в единице хранения (при наличии);#❝

местонахождение организации-разработчика;#❝

шифр и название проекта (объекта), проблемы, темы;#❝

стадия разработки;#❝

название единицы хранения;#❝

год окончания разработки документов;#❝

количество листов в единице хранения и количество листов внутренней описи.#❝

При оформлении обложки единицы хранения НТД, содержащей документы организации-соразработчика, наименование организации-соразработчика пишется в скобках вслед за названием организации разработчика.#❝

Обложки или заменяющие их заглавные листы сброшюрованных единиц хранения НТД не оформляются, если имеются все необходимые элементы.#❝

130. Организации обеспечивают сохранность единиц хранения НТД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации.#❝

131. Прием-передача НТД на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется по утвержденным описям единиц хранения НТД постоянного хранения на основании акта приема-передачи документов на постоянное хранение.#❝

132. При передаче документов ограниченного доступа, а также объектов интеллектуальной собственности организация определяет условия доступа к ним и их использования.#❝

При передаче документов, сроки ограничения доступа к которым истекли, организация осуществляет снятие соответствующих грифов (отметок) или устанавливает срок, на который продлеваются ограничения доступа.#❝

133. Электронная НТД передается на постоянное хранение в упорядоченном состоянии в соответствии с описями электронной НТД постоянного хранения. К описям составляются реестры файлов. Передача осуществляется на физически обособленных носителях в двух экземплярах и (или) по информационно-телекоммуникационным сетям. Способ передачи, вид и количество экземпляров физически обособленных носителей, согласовывается государственным (муниципальным) архивом.#❝

Форматы файлов, формат передачи данных и состав сопроводительной документации, необходимой для дальнейшего воспроизведения и обеспечения сохранности электронной НТД, согласовываются с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.#❝

На физически обособленных носителях и их футлярах указывается архивный шифр электронной НТД, находящейся на носителях. Архивный шифр указывается способами, не повреждающими носитель при нанесении, хранении и использовании.#❝

VIII. Передача научно-технической документации при смене руководителя, реорганизации, ликвидации, изменении формы собственности организации#❝

134. При смене руководителя организации, руководителя архива (при наличии) прием-передача НТД, учетных документов и справочно-поисковых средств, а также помещений, инвентаря и оборудования архива (при наличии) производится по акту приема-передачи архивных документов и материальных ценностей.#❝

Для приема-передачи НТД от руководителя архива (при наличии) приказом организации назначается комиссия в составе не менее трех человек. Комиссия проверяет наличие и состояние всех видов НТД, находящейся на учете в организации, учетных документов и справочно-поисковых средств, оборудования хранилищ, противопожарного оборудования, технических средств охраны, компьютерной и множительной техники, других материальных средств инвентарного учета.#❝

135. При реорганизации или ликвидации организации передача и дальнейшее использование и документов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.#❝

136. При реорганизации негосударственной организации условия и место дальнейшего хранения НТД определяются учредителями этой организации или органами, уполномоченными на то учредительными документами.#❝

137. В случае реорганизации организации с передачей функций вновь созданной или иной организации НТД передается организации- правопреемнику.#❝

138. При ликвидации государственной (муниципальной) организации, НТД, включенная в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.#❝

139. Упорядочение НТД ликвидируемой организации организует ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий).#❝

140. При смене формы собственности организации проводится инвентаризация НТД, учет и классификация НТД по формам собственности.#❝

НТД, отнесенная к государственной (муниципальной) собственности, с истекшими сроками временного хранения передается на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого организация являлась до ее приватизации. Порядок учета и передачи НТД при приватизации государственного и муниципального имущества осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации24.#❝

______________________________ 

24 Положение о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества, утвержденное приказом Росархива от 6 ноября 1996 г. № 54 и распоряжением Госкомимущества России от 22 октября 1996 г. № 1131-р (зарегистрирован Минюстом России 13 ноября 1996 г., регистрационный № 1193).

IX. Хранение электронных научно-технических документов на физически обособленных носителях и с использованием информационной системы25#❝

141. Электронная НТД, включая все ее версии, хранится на физически обособленных носителях и (или) с использованием информационной системы, специально предназначенной для хранения электронных архивных документов (Система хранения электронных научно-технических документов) в порядке, установленной организацией.#❝

______________________________ 

25 Глава IV Типовых требований.

142. При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях и с использованием информационных систем должны соблюдаться следующие требования:#❝

наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять хранение, воспроизведение, миграцию и конвертирование НТД, а также контроль физического и технического состояние НТД;#❝

проведение миграции и конвертирования, контроль соответствия полученных электронных документов исходным;#❝

обеспечение аутентичности, достоверности, целостности, пригодности для использования электронных документов.#❝

143. При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях должны соблюдаться следующие требования:#❝

применение носителей, технические характеристики которых, позволяют обеспечить долговременное хранение информации (при хранении на физически обособленных носителях);#❝

физически обособленные носители электронной НТД хранятся в упаковках, рекомендованных производителями носителей;#❝

лицевая сторона обложки (футляра) физически обособленного носителя электронной НТД снабжается ярлыком, на котором указывается инвентарный номер НТД и идентификационный номер носителя, при наличии.#❝

144. Учету подлежат физически обособленные носители информации, а также документы, записанные на указанные носители.#❝

145. При использовании информационной системы для организации хранения электронной НТД (СХЭНТД) обеспечивается:#❝

прием, учет, хранение и использование электронных научно-технических документов (ЭНТД), копий электронных документов, подлежащих хранению в течение установленных сроков;#❝

включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных ЭНТД, зафиксированных на физически обособленных носителях;#❝

взаимодействие с внешними и внутренними абонентами по информационно-телекоммуникационным сетям;#❝

получение электронных документов из системы автоматизированного проектирования (САПР) и из других информационных систем организации, в которых создаются ЭНТД.#❝

146. При включении документа в СХЭНТД должна обеспечиваться: #❝

фиксация факта поступления в СХЭНТД электронных документов; #❝

проверка ЭНТД на наличие вредоносного программного кода;#❝

проверка электронных подписей или других аналогов собственноручной подписи ЭНТД;#❝

проверка воспроизводимости ЭНТД;#❝

заверение принятых на хранение ЭНТД электронной подписью уполномоченного лица;#❝

создание РУФ.#❝

147. Наименование полей РУФ каждого уровня должны соответствовать основным реквизитам научно-технического документа.#❝

148. К первому уровню систематизации относится шифр (условное обозначение) объекта, проекта, разработки, темы. Ко второму уровню систематизации относится: для проектной документации - номер и наименование части в соответствии с составом проекта, для конструкторской документации - обозначение изделия в соответствии со сводной спецификацией, для научно-исследовательской документации - этапность темы. К третьему уровню систематизации относится шифр документа (при наличии)#❝

149. СХЭНТД должна обеспечивать:#❝

создание связей между РУФ, электронными делами и электронными документами;#❝

автоматизированное заполнение полей РУФ за счет импорта данных основной надписи или титульного листа научно-технического документа;#❝

учет поступления электронных дел, в соответствии с принятой схемой систематизации.#❝

150. Электронному делу (документу) при включении в СХЭНТД присваивается идентификационный учетный номер.#❝

151. Для внесения дополнительной неструктурированной информации при включении документа в СХЭНТД в РУФ предусматривается поле "комментарий" ("примечание").#❝

152. Для управления документами в СХЭНТД в РУФ должны включаться следующие метаданные:#❝

сведения об использовании документов (дата, форма использования, пользователь);#❝

сведения о проверке наличия и физического состояния (воспроизводимости) документов;#❝

сведения о конвертировании в другие форматы записи (дата, совершенное действие, сведения об исходном и новом формате, об исходном и новом объеме файла);#❝

сведения о пользователе, выполнившим конвертирование, или автоматической настройке с возможностью прикрепления к РУФ файлов с решениями уполномоченных должностных лиц о проведении конвертирования с указанием конкретных форматов;#❝

сведения об экспертизе ценности документов (отметки о решениях экспертной и экспертно-поверочной комиссий) с возможностью прикрепления к РУФ файлов протоколов;#❝

сведения о передаче электронных дел, документов на хранение в государственный архив.#❝

153. При включении в СХЭНТД электронных дел, документов на физически обособленных носителях в РУФ должны предусматриваться дополнительные поля:#❝

вид носителя;#❝

место хранения;#❝

формат записи.#❝

154. СХЭНТД должна обеспечивать:#❝

хранение электронных документов и электронных копий документов вместе с их метаданными (до уничтожения или передачи на последующее хранение в государственный архив);#❝

периодическое резервное копирование электронных документов;#❝

уведомление ответственного должностного лица о необходимости проведения проверки в соответствии с установленными сроками (периодичностью) проверки наличия и состояния электронных дел, документов;#❝

автоматическую проверку наличия электронных документов;#❝

просмотр состава электронных документов в электронном деле;#❝

создание (копирование) и включение в СХЭНТД экземпляров электронных дел, документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных;#❝

применение программы проверки технического состояния электронных документов и сохранения результатов проверки в течение установленного времени;#❝

формирование актов установленной формы по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел;#❝

внесение изменений в РУФ по результатам проверки.#❝

155. СХЭНТД должна обеспечивать процессы конвертирования и/или миграции электронных архивных документов вместе с их метаданными в целях обеспечения сохранности и возможности использования электронных архивных документов в течение установленных сроков хранения.#❝

156. СХЭНТД должна реализовывать проведение конвертирования без удаления из СХЭНТД файлов устаревших форматов и включением в СХЭНТД файлов документов в новом формате записи с их прикреплением к РУФ, с автоматическим протоколированием выполненных действий и отражением в составе метаданных РУФ.#❝

157. СХЭНТД должна реализовывать отбор конкретных форматов записи электронных архивных документов.#❝

158. СХЭНТД обеспечивает доступ зарегистрированным пользователям после их успешной аутентификации26.#❝

______________________________ 

26 Пункты 8.4 и 9.5 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы (утвержден приказом Росстандарта от 26 марта 2019 г. № 101-ст).

159. СХЭНТД должна обеспечить создание фонда пользования электронных дел, документов и функционирование на его основе электронного читального зала.#❝

160. При выполнении информационных запросов пользователей СХЭНТД обеспечивает многокритериальный поиск и отбор электронных дел, документов в соответствии со схемой систематизации документов в СХЭНТД и значениями полей РУФ.#❝

СХЭНТД должна обеспечивать протоколирование в журнале регистрации событий просмотра пользователями РУФ, электронных дел, электронных документов, а также их копирование.#❝

161. СХЭНТД должна обеспечивать подписание копии электронного архивного документа, электронной подписью уполномоченного должностного лица, ответственного за создание документа.#❝

162. СХЭНТД должна обеспечивать направление документов или комплектов НТД, по информационно-коммуникационной каналам связи внешним пользователям, абонентам.#❝

163. СХЭНТД должна обеспечивать учет:#❝

использования электронных дел, документов;#❝

созданных копий НТД;#❝

формирование отчетов о результатах использования.#❝

164. В СХЭНТД должна реализовываться передача электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления, государственная, муниципальная организация по защищенным каналам связи в соответствии с организационно-техническими требованиями к указанному информационному взаимодействию27.#❝

165. СХЭНТД должна обеспечивать формирование акта приема-передачи электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, государственная, муниципальная организация в электронном виде с возможностью вывода на печать.#❝

СХЭНТД должна хранить информацию о передаче электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления, государственная, муниципальная организация.#❝

______________________________ 

27 Глава IV Правил, утвержденных приказом № 526.

О каких нормах

К документу

Нормы, которые ссылаются 2

Документы того же органа рядом по дате

Все документы: Росархив →