Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государс…

2010, № 19, ст. 2291; № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40 (ч.П), ст. 5320), постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060); приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций — Российской — Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда#❝

Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее - Правила хранения) (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 r., регистрационный номер 9059, «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. № 20»), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. № 68 (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2009 г.. регистрационный номер 13893, «Российская газета» от 20 мая 2009 г. № 89), приказом Минкультуры России от 10 сентября 2007 г. № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов но организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Минюстом России 9 октября 2007 г., регистрационный номер 10291, «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 5 ноября 2007 г. № 45»).#❝

4 3 относящихся к государственной или муниципальной собственности!.#❝

П. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ#❝

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения#❝

' Часть 2 статьи13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской#❝

Федерации».#❝

хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в пунктах 4.6- 4.13 настоящих Правил.#❝

архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;#❝

объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;#❝

архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному).#❝

до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатов, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности организации;#❝

до и после изменения территориальных границ деятельности организации;#❝

в случае смены учредителя.#❝

В случае изменения собственника имущества организации архивные документы организации должны включаться в разные архивные фонды.#❝

Документы постоянного хранения и документы по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.#❝

для архивного фонда организации — устанавливаемые на основе нормативных актов даты создания и ликвидации организации. При наличии нескольких актов об образовании организации принимается дата наиболее раннего из них;#❝

для объединенного архивного фонда организации — даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда;#❝

для архивной коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа.#❝

структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);#❝

хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);#❝

функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с#❝

? Подпункт 2.8.6 пункта 2.8 Правил хранения.#❝

6 учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);#❝

номинальный (по делопроизводственной форме — видам и разновидностям документов);#❝

корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);#❝

географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, авторы, корреспонденты);#❝

авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).#❝

В комплекс работ по обеспечению сохранности. документов архива | организации включаются:#❝

предоставление помещения для размещения архивных документов;#❝

обеспечение нормативных условий хранения документов;#❝

выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;#❝

7 проверка наличия и состояния документов.#❝

оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;#❝

оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;#❝

соблюдение противопожарного режима;#❝

соблюдение охранного режима;#❝

создание нормативных — температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.#❝

В архиве организации должны быть предусмотрены:#❝

архивохранилище;#❝

помещение для приема, временного хранения документов;#❝

помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств);#❝

рабочие комнаты сотрудников архива организации, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.#❝

Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях.#❝

ВЫВОДЫ ВОДЫ.#❝

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.#❝

2.19.Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.#❝

Архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам.#❝

2.20.Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками?.#❝

Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.#❝

Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:#❝

3 Подпункты 2.11.1.1 -2.11.1.2 пункта 2.11 Правил хранения.#❝

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — не менее 120 см;#❝

расстояние (проход) между стеллажами — не менее 75 см;#❝

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене — не менее 75 см;#❝

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — не менее 45 см;#❝

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менес 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см“.#❝

В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам.#❝

Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.#❝

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах#❝

* Подпункт 2.11.3 пункта 2.11 Правил хранения.#❝

закрытого типа.#❝

Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.#❝

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола — 20-50 люксов, на рабочих столах — 100 люксов?.#❝

для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях — 8-18°С и 45-65%;#❝

для документов на оптических дисках — 10-23°С и 20-50%;#❝

для документов на кинопленке:#❝

с нитроосновой — черно-белые: температура не выше 10°C, цветные: температура не выше -5°С;#❝

с безопасной основой — черно-белые: температура не выше 15°С, цветные: температура не выше -5°С;#❝

для фотодокументов:#❝

черно-белые — температура не выше 15°С;#❝

цветные - температура не выше -5°С.#❝

Относительная влажность воздуха, необходимая для хранения документов на кинопленке и фотодокументов составляет 40-50%.#❝

> Подпункт 2.11.2.4 пункта 2.11 Правил хранения. $ Подпункт 2.11.2.3 пункта 2.11 Правил хранения.#❝

И механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5 °С) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются.#❝

При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 - 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).#❝

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях — не реже | раза в неделю; в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха — 2 раза в неделю; при нарушениях режима — | раз в сутки.#❝

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.#❝

При наличии в здании архива централизованной системы обеспечения соблюдения температурно-влажностного режима в помещениях, где хранятся документы, контроль за его соблюдением осуществляется в автоматическом режиме.#❝

В помещениях архивохранилищ необходимо:#❝

проводить систематическую влажную уборку;#❝

не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей;#❝

12 обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков.#❝

наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);#❝

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;#❝

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.#❝

В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.#❝

В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.#❝

При изменении форматов в результате преобразования программноаппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.#❝

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.#❝

Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным пунктом 2.31 настоящих Правил.#❝

Электронные документы на физически обособленных носителях#❝

14 размешаются отдельно от других документов.#❝

На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке.#❝

Порядок размещения устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные - горизонтально.#❝

Коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей.#❝

Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для хранения документов местах.#❝

устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие _ учетным документам; | | выявляются и устраняются недостатки в учёте документов:#❝

выявляются отсутствующие документы и организуется розыск; выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.#❝

Выявляются и учитываются электронные документы, требующие#❝

15 перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.#❝

сохранять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах и контейнерах в соответствии с топографическими указателями. При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях;#❝

помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения;#❝

изымать с последующей изоляцией документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);#❝

изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки;#❝

изымать и размещать вслед за учтенными дела, не внесенные в описи.#❝

Внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись запрещается. Неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки.#❝

2.42.Проверка наличия и состояния документов проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках.#❝

Физическое состояние дел определяется путем визуального просмотра.#❝

Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается. В конце каждой просмотренной описи делается#❝

16 запись «ПРОВЕРЕНО» с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния документов.#❝

По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 3). При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах (приложение № 4). В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву организации, неучтенных, также составляется соответствующий акт (приложение № 5). Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим деятельность архива.#❝

Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На дела, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов (приложение № 6), который рассматривается экспертной комиссией (центральной экспертной комиссией) (далее - ЭК (ЦЭК) организации и утверждается руководителем организации или его заместителем. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.#❝

Акт 06 утрате документов представляется в соответствующий государственный (муниципальный) архив или уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела для принятия решения о снятии утраченных дел с учета.#❝

17 заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации:#❝

работникам структурных подразделений организации;#❝

судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;#❝

иным пользователям по письменному заявлению.#❝

Документы выдаются из архивохранилищ на срок не превышающий:#❝

одного месяца — для использования работниками организации и иными пользователями;#❝

шести месяцев — судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.#❝

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.#❝

заказом (служебной запиской) на выдачу дел;#❝

актом о выдаче дел во временное пользование — при выдаче в сторонние организации (приложение № 10).#❝

При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды.#❝

Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела (приложение № 7).#❝

При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве#❝

18 организации до минования надобности.#❝

Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный итифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела (приложение № 8) и лист использования документов (приложение № 9).#❝

Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:#❝

выемку архивных документов;#❝

сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;#❝

проверку физического состояния дела.#❝

Электронные документы выдаются из архивохранилиша в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке (пункт 5.14. настоящих Правил).#❝

при наличии фонда пользования;#❝

находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии#❝

С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу архива организации при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники архива организации.#❝

Ш. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ#❝

19#❝

архивный фонд;#❝

единица хранения — дело, электронное дело (пункт 4.34. настоящих Правил).#❝

Архивный шифр (обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации) состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения.#❝

Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа.#❝

20 формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.#❝

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11);#❝

список фондов (приложение № 12);#❝

лист фонда (приложение № 13);#❝

опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18);#❝

реестр описей (приложение № 19).#❝

Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.#❝

В случае передачи архивного фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается. | | | |#❝

Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.#❝

В архивах организаций — источников комплектования государственных#❝

21 (муниципальных) архивов проставляется номер архивного фонда, за которым он учтен в государственном (муниципальном) архиве, и который сохраняется за ним после поступления его документов на постоянное хранение.#❝

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов.#❝

Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) сокращенного наименования фондообразователя, с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации. Если наименование фондообразователя изменялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты документы. Все предыдущие переименования отмечаются в листе фонда.#❝

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.#❝

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования.#❝

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.#❝

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.#❝

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием#❝

22 даты пересоставления, должности и подписи составителя.#❝

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.#❝

Первому годовому разделу описи дел, документов фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.#❝

Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.#❝

В конце всех экземпляров описи дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основание выбытия.#❝

После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.#❝

Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.#❝

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве в папках.#❝

Законченная опись дел, документов должна включать не более 9999 единиц хранения.#❝

Законченная опись дел, документов вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается, или переплетается.#❝

Каждая законченная опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель.#❝

Описи дел, документов вносятся в реестр описей в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.#❝

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей вархив организации описи дел, документов: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.#❝

Учетные БД применяются во взаимосвязи с другими информационными БД, имеющимися в архиве организации, и должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных (муниципальных) архивов и органов управления архивным делом.#❝

7 Форма паспорта архива организации установлена Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11, зарегистрирован Минюстом России 08 июля 1997 г., регистрационный номер 1344).#❝

24 описи дел, документов структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел, документов организации;#❝

номенклатуры дел организации, заменяющей годовой раздел сводной описи дел, документов организации;#❝

акта о технических ошибках в учетных документах (приложение № 4);#❝

акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных) (приложение № 5);#❝

акта об утрате документов (приложение № 6);#❝

акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение № 20);#❝

акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение № 21);#❝

акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение № 22);#❝

На основании указанных документов вносятся необходимые изменения в основные (обязательные) учетные документы архива:#❝

в книгу учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11) ив лист фонда (приложение № 13) — при каждом изменении в составе и объеме документов архива организации;#❝

в список фондов (приложение № 12) — при поступлении нового архивного фонда или выбытии всех дел, документов, находившегося на хранении архивного фонда;#❝

в реестр описей (приложение № 19) — при поступлении новой описи или выбытии всех единиц хранения, находившейся на хранении описи. Номер _выбывшей описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным;#❝

в описи дел, документов — при каждом поступлении и/или выбытии дел, документов, учтенных в данной описи.#❝

$ В графе «Отметка о выбытии фонда» списка фондов указывается, куда выбыл архивный фонд, а также дата и номер документа, на основании которого он выбыл.#❝

25#❝

Соответствующие изменения вносятся во вспомогательные учетные документы.#❝

Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда, которое заводится на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации.#❝

Дело фонда, наряду с документами, отражающими историю фонда и фондообразователя, включает учетные документы, характеризующие изменения фонда.#❝

ГУ. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАМИ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИМИ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ#❝

Документы по личному составу государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения.#❝

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.#❝

26 Федерации конкретных документов принимаются экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (далее — ЭПК архивного учреждения) в пределах компетенции.#❝

отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;#❝

выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению.#❝

Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи.#❝

До проведения экспертизы ценности в соответствии с пунктами 4.6. — 4.13. настоящих Правил уничтожение документов запрещается.#❝

действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;#❝

типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.#❝

Задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации - источника комплектования определяются положением, утверждаемым руководителем организации.#❝

9 Для проведения экспертизы ценности научно-технической и другой специальной документации в организации может быть создана ЭК, включающая соответствующих специалистов.#❝

27#❝

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:#❝

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;#❝

рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;#❝

подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечням'°, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;#❝

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;#❝

методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.#❝

в делопроизводстве — при составлении номенклатуры дел организации и при подготовке дел к передаче в архив;#❝

в архиве организации — в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.#❝

По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу (приложение № 23, 24), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов.#❝

На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению#❝

'° ЭК организаций, передающих документы на хранение в государственные архивы, представляют соответствующие предложения ЭПК архивного учреждения.#❝

28 документов, не подлежащих хранению (по форме акта, приложение № 21).#❝

На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 21).#❝

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.#❝

Дела с отметкой «ЭПК»" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.#❝

Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.#❝

Описи на дела, документы постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. По итогам рассмотрения ЦЭК (ЭК) согласовываются описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов.#❝

Согласованные ЦЭК (ЭК) организации описи дел документов (годовые разделы) представляются на рассмотрение ЭПК:#❝

постоянного срока хранения -на утверждение;#❝

по личному составу -на согласование;#❝

ЭПК утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу. |#❝

Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.#❝

После утверждения и согласования ЭПК описей дел, документов, описи и Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».#❝

29 и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.#❝

Организации также составляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожают указанные документы по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.#❝

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (приложение № 21).#❝

30 также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.#❝

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются органами и организациями, имеющими в подчинении сеть однотипных организаций.#❝

Типовая номенклатура устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом.#❝

Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.#❝

Организации — источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет!? согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива, согласно предоставленным ему полномочиям.#❝

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.#❝

? В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.#❝

31#❝

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.#❝

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:#❝

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);#❝

нумерацию листов дела;#❝

составление листа-заверителя дела (приложение № 8);#❝

составление, внутренней описи документов дела (приложение № 27);#❝

оформление обложки дела (приложение № 28).#❝

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов (приложения № № 17, 18).#❝

При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:#❝

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;#❝

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;#❝

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период созыва; документы образовательных организаций, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней.#❝

Приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения; документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;#❝

лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.#❝

Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см.#❝

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела (приложение № 27), в конце каждого дела — лист-заверитель дела (приложение № 8).#❝

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.#❝

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.#❝

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.#❝

При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один#❝

33 лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.#❝

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.#❝

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.#❝

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.#❝

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.#❝

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела.#❝

34 наименованием организации — источника комплектования (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.#❝

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.#❝

наименование организации и ее непосредственная подчиненность;#❝

наименование структурного подразделения;#❝

индекс дела;#❝

номер тома (части);#❝

заголовок дела (тома, части);#❝

крайние даты дела (тома, части);#❝

количество листов в деле (томе, части);#❝

срок хранения дела;#❝

архивный шифр дела.#❝

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости - заголовок каждого тома (части).#❝

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается на количество копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.#❝

Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за ... год(ы)».#❝

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел.#❝

Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов).#❝

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протокола, составляющих дело.#❝

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.#❝

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца — словом.#❝

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки.#❝

36#❝

«Хранить постоянно»).#❝

Если дело на бумажном носителе перенлетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.#❝

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе «Примечание» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.#❝

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 23, 24) в двух экземплярах и представляются в архив организации не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.#❝

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, и дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам). Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.#❝

3 Для дел на бумажном носителе.#❝

37#❝

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;#❝

каждое дело вносится в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под порядковым номером);#❝

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;#❝

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.#❝

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).#❝

Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.#❝

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и правильность ее составления; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность листа-заверителя дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.#❝

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации, структурным подразделением принимаются меры по розыску.#❝

38 Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов, который подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации (приложение № 6).#❝

В период подготовки дел на бумажном носителе структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.#❝

Прием-передача дел в архив организации производится работником архива организации в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.#❝

При передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами:#❝

39 формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате РОЕ/А;#❝

формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;#❝

проверка архивом организации электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;#❝

проверка воспроизводимости электронных документов;#❝

проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях);#❝

проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.#❝

Прием электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации, или уполномоченного им должностного лица.#❝

После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.#❝

40#❝

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:#❝

наименование организации (полное, сокращенное);#❝

номер фонда;#❝

номер описи электронных дел, документов;#❝

номер дела по описи;#❝

отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.»#❝

(основной) или «Раб.» (рабочий);#❝

крайние даты документов электронного дела;#❝

при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.#❝

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.#❝

У. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ#❝

“ Часть 1 статьи 25 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской р Федерации».#❝

41#❝

5.4. Состав НСА архива организации определяется составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.#❝

Основным (обязательным) архивным справочником в архиве организации является опись дел, документов. В дополнение в архиве организации ведутся вспомогательные архивные справочники - каталоги, указатели, историческая справка к фонду.#❝

5.5. В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и учета и систематизации дел, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) сроков хранения, в организации составляются описи дел, документов.#❝

Описи составляются отдельно на дела, документы:#❝

постоянного срока хранения;#❝

временных (свыше 10 лет) сроков хранения;#❝

по личному составу;#❝

характерные только для данной организации (судебные дела, материалы уголовных дел, научные отчеты по темам).#❝

Аналогичные описи составляются на электронные дела, документы.#❝

Сводные описи дел, документов организации состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных в архив организации описей дел ее структурных подразделений за определенные годы, и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой организации на этот год.#❝

Описи дел, документов составляются по установленной форме (приложения № 14, 15, 16, 17, 18) и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.#❝

Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения; индекс единицы хранения (по номенклатуре дел); заголовок единицы хранения, включающий указание на наличие копий, если в ней хранятся копии документов; крайние даты единицы хранения; срок хранения#❝

(для описей дел, документов временного хранения); количество листов в#❝

42 единице хранения. Заголовок дела может быть дополнен аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения.#❝

В справочный аппарат к описи входят: титульный лист; содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, географической).#❝

Состав справочного аппарата к описи зависит от срока хранения включенных в нее документов и их видов.#❝

К описям дел, документов постоянного хранения и по личному составу составляются титульный лист, предисловие, оглавление, при необходимости — список сокращений, указатели.#❝

На титульном листе описи указываются: полное наименование государственного (муниципального) архива (если организация является источником его комплектования), последнее полное наименование организации, соответствующее названию ее архивного фонда, номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись единиц хранения.#❝

Если наименование организации изменялось, на титульном листе (в случае необходимости — на дополнительном листе) под последним наименованием организации указываются в скобках все её переименования в исторической — (хронологической) — последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.#❝

В предисловии к описи кратко излагаются переименования организации в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.#❝

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления.#❝

К описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения, при необходимости также могут составляться оглавление, список сокращений.#❝

Описи (годовые разделы описей) дел, документов составляются:#❝

постоянного хранения — не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе и один — в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);#❝

временного (свыше 10 лет) хранения - не менее чем в двух экземплярах;#❝

документов по личному составу организаций — источников комплектования государственных (муниципальных) архивов — не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один - в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);#❝

документов по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, — не менее чем в трех экземплярах.#❝

Описи (годовые разделы описей) дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения согласовываются с ЦЭК (ЭК) организации, после чего утверждаются руководителем организации.#❝

На рассмотрение ЭПК представляются, не менее чем через 3 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел:#❝

описи (годовые разделы описей) дел, документов постоянного хранения для утверждения;#❝

описи (годовые разделы описей) дел, документов по личному составу для согласования”.#❝

После утверждения (согласования) описей (годовых разделов описей) ЭПК они утверждаются руководителем организации.#❝

В государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения, один экземпляр описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных) ЭПК, а также по одному экземпляру каждой описи в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра).#❝

Один экземпляр описи дел постоянного хранения и два экземпляра описи дел по личному составу остаются в организации.#❝

Внесение изменений в годовой раздел описи дел, документов после его#❝

8 Описи дел, документов по личному составу согласовываются соответствующим государственным (муниципальным) архивом согласно предоставленным ему полномочиям.#❝

44 утверждения (согласования) ЭПК допускается только на основании соответствующего решения ЭПК.#❝

5.6. Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю организации со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, их изменения, название организации — предшественника), история фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристика документов фонда (разновидности документов, особенности формирования единиц хранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду, место хранения документов по личному составу).#❝

Историческая справка к фонду составляется в двух экземплярах, один — хранится в деле фонда, второй -— передается в государственный (муниципальный) архив.#❝

5.7. Основными формами использования документов архива организации являются:#❝

информационное обеспечение работников организации;#❝

исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера;#❝

выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в том числе в форме электронных документов. |#❝

Формами использования документов архива организации являются также:#❝

информирование сторонних организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве документов;#❝

использование документов в средствах массовой информации;#❝

45 использование документов для подготовки историко-информационных мероприятий: выставок, экскурсий, конференций;#❝

выдача документов для работы в читальном (просмотровом) зале архива;#❝

организация доступа работников организации к документам архива путем использования информационно-телекоммуникационной сети.#❝

5.8. Архив организации должен вести учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивных справок, выписок, копий документов.#❝

5.9. Запросы пользователей, поступающие в архив организации, подразделяются на тематические и социально-правовые".#❝

Запрос пользователя должен содержать следующую информацию:#❝

наименование юридического лица — автора запроса (для граждан — фамилии, имени, отчества, при наличии последнего);#❝

почтовый и/или электронный адрес, по которому должен быть дан ответ;#❝

сведения, интересующие пользователя и хронологические рамки запрашиваемой информации;#❝

форму получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов};#❝

личную подпись автора запроса (гражданина или должностного лица);#❝

дату.#❝

При поступлении в архив организации интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.#❝

На запросы тематического характера, поступившие в архив организации#❝

16 Подпункт 5.7.1 пункта 5.7 Правил хранения.#❝

46 по информационно-телекоммуникационной сети, в том числе по сети «Интернет», ответ может быть направлен в виде электронного сообщения по указанному автором запроса электронному адресу.#❝

Запрос должен быть зарегистрирован в течение трех рабочих дней с момента его поступления.#❝

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в организации документов (непрофильный запрос), в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляется в организацию, где могут храниться необходимые документы с уведомлением об этом пользователя.#❝

Запрос, поступивший в архив организации, рассматривается в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов по работе с обращениями граждан и предоставлению государственных (муниципальных) услуг.#❝

Ответ на поступивший в архив организации запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации. С разрешения руководства организации этот срок может быть продлен не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.#❝

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, составляется ответ на бланке организации с указанием причин их отсутствия.#❝

_ 5.12. Архивная справка подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом и заверяется печатью организации (приложение № 29).#❝

Архивная справка, объем которой превышает один лист, должна быть, пронумерована.#❝

47#❝

В тексте архивной справки в хронологической последовательности излагаются события с указанием видов использованных документов, их дат и номеров. В архивной справке допускается цитирование документов.#❝

Несовпадение отдельных сведений/данных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах.#❝

В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие только одного из них должны быть оговорены в тексте справки в скобках: «Так в документе», «Так в тексте оригинала».#❝

Сведения, имеющиеся в архиве по запросу о работе и (или) учебе в нескольких организациях, касающиеся одного лица, включаются в одну архивную справку.#❝

По тексту архивной справки в качестве примечаний могут быть оговорены неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала: «Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво».#❝

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, суммирование данных, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена архивная справка.#❝

Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.#❝

В архивной справке должны быть приведены архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, использовавшихся для ее составления.#❝

По запросу пользователей архивные справки могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные архивные#❝

48 справки заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.#❝

В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.#❝

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.#❝

Извлечением из текста документа должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски отдельных слов в тексте документа обозначаются многоточием.#❝

В архивной выписке должны быть сделаны соответствующие примечания и оговорены части текста оригинала, неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста и другим причинам. Отдельные слова и выражения документа, вызывающие сомнения в их точности, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются: «Так в документе», или «В тексте неразборчиво», или «Так в тексте оригинала».#❝

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.#❝

Архивная выписка подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом и заверяется печатью организации.#❝

По запросу пользователей архивные выписки выдаются в электронной форме на электронном носителе либо пересылаются по информационнотелекоммуникационным сетям. Электронные архивные выписки заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.#❝

49#❝

По запросу пользователей электронные копии архивных документов выдаются в электронной форме либо пересылаются по информационнотелекоммуникационным сетям. Электронные копии архивных документов заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.#❝

Подлинные личные документы выдаются заявителям с разрешения руководителя организации по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо их родственникам или иным лицам по доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской#❝

Федерации порядке. Подлинные личные документы могут быть направлены#❝

50 заявителю ценным письмом.#❝

С изымаемых документов в архиве организации изготавливаются копии, которые приобщаются к делам. Изъятие документов, а также замена на копии отражаются во внутренних описях дел, в листах-заверителях дел, в описях дел, документов.#❝

Изъятие и возвращение документов оформляются актами об изъятии из дел (возвращении) указанных документов. Акты и другие документы, на основании которых произведено изъятие (возвращение) архивных документов, включаются в дело фонда.#❝

Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются пользователю под роспись.#❝

При отсутствии в архиве организации специально выделенного помещения работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива. Документы для работы пользователям вне помещения архива организации выдавать запрещается.#❝

Разрешение на работу в помещении архива организации дает руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив). |#❝

наличия фонда пользования;#❝

неудовлетворительного физического состояния документов,#❝

51 не прошедших научного описания и технического оформления документов, до завершения этих работ;#❝

ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение.#❝

Отказ архива организации в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, а также порядок обжалования отказа.#❝

Наличие Дата Название, № и дата Поступление Выбытие (остаток) записи документа, по которому Количест- | Крайние | Копичест- Крайние Всего дел поступили или BO даты BO даты выбыли документы дел дел 1 2 3 4 5 6 7 2. Учет описанных документов Выбытие Наличие (остаток) 5 й В Tom числе по В том числе:#❝

Ы : описям, 5. постоянного хранения по личному ; 5 Е и я 8 а в утвержденным ct составу = 5 < Е Е 5 | Е Е ЭПК. Е 5 из них по описям, 8 5 | 2] = 2 | 2 Е = о Е о утвержденным ЭПК | 8 3 as а = = c Е о Ч = oO x = = в |3 5+5 8 аа | Kon Ее Я e | 8 г Е 2 Е g g чест- | Край- |“ 3 4 * $] количе | крайние Е g a ыы a = | воед. ние < я ство даты z ‘3 г 8 хр даты Я ед. хр. 5 ы 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16#❝

Формат А4 (210х297 мм)#❝

Наименование организации#❝

72#❝