Что делать с книгой учета движения бумажных трудовых книжек и вкладышей в них после перехода всех сотрудников на электронные трудовые книжки?

Ответ Федеральной службы по труду и занятости на портале «Онлайнинспекция.рф» (онлайнинспекция.рф). Разъяснение, а не нормативный акт.#❝

Ответ:#❝

Специального порядка прекращения учета выдачи работникам трудовых книжек в связи с заявлениями о предоставлении им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ действующим законодательством не установлено.#❝

Когда все записи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – книга учета) завершены, все учтенные в ней трудовые книжки и вкладыши фактически выданы работникам, процедуру их дальнейшего учета и хранения следует считать прекращенной с передачей книги учета на архивное хранение.#❝

Порядок оформления прекращения ведения книги учета законодательством не регламентирован, однако, по нашему мнению, для корректного оформления процедуры прекращения ведения книги учета лицу, ответственному за учет и хранение трудовых книжек, необходимо выполнить следующее:#❝

– сделать отметку о прекращении ее ведения (проставив на обложке дату первой записи (начало) и дату последней записи (окончание), с указанием срока и места хранения книги);#❝

– сделать итоговую заверительную надпись на последнем заполненном листе книги (всего … записей на … листах), которую сопроводить штампом отдела кадров (при наличии). В архиве организации книга учета должна храниться в течение 50/75 лет.#❝

Следует иметь в виду, что после передачи книги учета на архивное хранение в организацию могут трудоустроиться работники, сохранившие свое право на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации. В этом случае ведение процедуры учета и хранения трудовых книжек работодателем должно быть возобновлено (начато заново).#❝

Правовое обоснование:#❝

Согласно#❝

п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н) работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.#❝

В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.#❝

В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.#❝

Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).#❝

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 50/75 лет (п. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения) (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).#❝