Канал
Приказ Росархива от 15.06.2020 № 69 · Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов · https://zakonbaza.com/prikaz-rosarhiv-2020-06-15-69/
Приказ Росархива от 15.06.2020 № 69

Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов

Действует 🔔 Следить в Telegram

Приказ Федерального архивного агентства от 15.06.2020 № 69 "Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов"

Текст — по данным ИПС «Законодательство России». Проверено 26.09.2026 08:13. Скачать .doc · Печать

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

Москва

15 июня 2020 г.                              № 69

Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов

Зарегистрирован Минюстом России 20 октября 2020 г.

Регистрационный № 60484

В соответствии с подпунктом 4 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239), приказываю:

Утвердить прилагаемые Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов.

Руководитель                              А.Н.Артизов

Утверждены
приказом Федерального
архивного агентства
от 15 июня 2020 г. № 69#❝

Типовые функциональные требования
к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов#❝

I. Общие положения#❝

1.1. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (далее - Типовые требования) разработаны в соответствии с подпунктом 4 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (далее - Положение о Федеральном архивном агентстве).#❝

1.2. Типовые требования предназначены для использования при создании систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в архивах государственных органов, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития.#❝

1.3. Типовые требования определяют:#❝

а) общие функциональные требования к системам электронного документооборота (далее - СЭД) и системам хранения электронных документов (далее - СХЭД) в архивах государственных органов;#❝

б) функциональные требования к СЭД в государственных органах;#❝

в) функциональные требования к СХЭД в архивах государственных органов.#❝

Типовые требования не распространяются на процессы создания автоматизированных систем, на требования к информационной безопасности, а также к интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД (далее - пользователи).#❝

Типовые требования не распространяются на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.#❝

1.4. СЭД должна обеспечивать работу с входящими, исходящими и внутренними документами1  государственного органа.#❝

______________________________

1 Пункт 3.1 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22 мая 2019 г. № 71 (зарегистрирован Минюстом России 27.12.2019, регистрационный № 57023) (далее - Правила делопроизводства).

Функциональные возможности СЭД должны обеспечивать работу с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, имеющими пометку "Для служебного пользования".#❝

1.5. СХЭД в архиве государственного органа должна обеспечивать прием электронных архивных документов, переданных из СЭД, их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению или передачи на постоянное хранение в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган2.#❝

______________________________

2 Пункт 1 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2017, № 25, ст. 3596) (далее - Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

II. Общие функциональные требования к управлению документами в СЭД и СХЭД#❝

2.1. К общим требованиям, предъявляемым к СЭД и СХЭД, относятся:#❝

а) поддержание аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов в СЭД и СХЭД, обеспечение преемственности метаданных электронных документов в СЭД и СХЭД3;#❝

______________________________

3 Раздел 5.2.2. "ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы"; М., Стандартинформ, 2019 (утвержден приказом Госстандарта от 26 марта 2019 г. № 101-ст) (далее - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019).

б) обеспечение интеграции СЭД и иных информационных систем государственного органа в части проведения экспертизы ценности документов в целях их отбора для передачи на хранение в архив государственного органа и/или выделения к уничтожению;#❝

в) обеспечение информационной и функциональной совместимости СЭД и СХЭД в архиве государственного органа, включая передачу на хранение электронных документов;#❝

г) соответствие процессов и процедур управления документами в СЭД и СХЭД нормативным требованиям, установленным Правилами делопроизводства4, правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия5, а также правилами хранения документов6.#❝

______________________________

4 Глава III Правил делопроизводства.

5 Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2019, № 12, ст. 1314) (далее - Положение о МЭДО); постановление Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 г. № 697 "О единой системе межведомственного электронного взаимодействия" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 38, ст. 4823; 2018, № 49, ст. 7600) (далее - Положение о СМЭВ).

6 Глава II Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.08.2015, регистрационный № 38830) (далее - Правила, утвержденные приказом № 526).

2.2. Предоставление доступа к работе в СЭД и СХЭД государственных органов должно обеспечиваться только для зарегистрированных пользователей с учетом прав доступа7 и обязательной процедуры аутентификации.#❝

______________________________

7 Пункты 1.15, 3.29, 3.31, 4.1 Правил делопроизводства.

Система управления доступом8 в СЭД и СХЭД должна исключать возможность несанкционированного доступа к документам, их несанкционированной рассылки, уничтожения, искажения информации или утраты документов9.#❝

______________________________

8 Раздел 8.4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

9 Статья 25 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2020, № 14, ст. 2035).

2.3. В СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные10 о документах, создаваемых:#❝

______________________________

10 Раздел 8.2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

а) при включении документа в СЭД или СХЭД;#❝

б) при управлении документами в СЭД или СХЭД;#❝

в) при взаимодействии СЭД и СХЭД с другими информационными системами (в том числе с системой межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), с системой межведомственного электронного взаимодействия (далее - СМЭВ)11);#❝

______________________________ 

11 Пункт 4 Положения о МЭДО; пункт 4 Положения о СМЭВ.

г) при передаче на архивное хранение (из СЭД в СХЭД, из СХЭД в государственный архив).#❝

Метаданные о включенных в СЭД или СХЭД документах должны быть связаны с тем документом, к которому они относятся.#❝

2.4. Протоколирование действий при функционировании СЭД и СХЭД должно осуществляться автоматически, без возможности его отключения или приостановки, а также редактирования (удаления, изменения) записей.#❝

Журнал регистрации событий СЭД или СХЭД должен включать следующие обязательные сведения:#❝

а) описание события;#❝

б) влияние события на СЭД или СХЭД;#❝

в) инициатор события (сведения о пользователе или автоматической настройке);#❝

г) дата и время события.#❝

2.5. Для управления доступом пользователей и управления документами в СЭД и СХЭД должны применяться справочники.#❝

В состав метаданных документа должны включаться элементы справочников, относящиеся к документу.#❝

Справочники СЭД и СХЭД обеспечивают учет пользователей, а также возможность настройки на конкретные виды действий пользователей в соответствии с правами доступа.#❝

2.6. СЭД и СХЭД должны взаимодействовать с информационными системами, обеспечивающими документооборот и хранение документов, предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций, а также с другими информационными системами, применяемыми в процессе деятельности государственного органа, с осуществлением обмена документами (с их метаданными) и электронными сообщениями. СЭД и СХЭД должны поддерживать стандартизированные протоколы обмена данными для возможности электронного взаимодействия.#❝

Взаимодействие с МЭДО, СМЭВ должно осуществляться в соответствии с установленными организационно-техническими требованиями к организации информационного взаимодействия, обмена документами и технологическими информационными сообщениями12.#❝

______________________________

12 Положение о МЭДО; Положение о СМЭВ.

2.7. В СЭД и СХЭД должны применяться средства электронной подписи.#❝

2.8. В СЭД и СХЭД должен обеспечиваться многокритериальный поиск документов и их совокупностей, в том числе поиск по значениям полей учетных форм, по классификационным признакам, тематическим рубрикам и текстовой информации.#❝

2.9. В СЭД и СХЭД должно обеспечиваться формирование отчетности о документах, включенных в указанные системы, и действиях с ними.#❝

III. Функциональные требования к управлению документами в СЭД государственного органа#❝

3.1. Для осуществления задач документирования, организации внутреннего документооборота и исполнения документов, формирования документального фонда государственного органа и подготовки документов для дальнейшего архивного хранения СЭД должна обеспечивать следующие процессы управления документами:#❝

а) создание и получение документов;#❝

б) включение документов в СЭД, их регистрацию, индексирование и классификацию;#❝

в) хранение документов в СЭД и обеспечение их сохранности;#❝

г) отбор документов для выделения к уничтожению или для дальнейшего архивного хранения;#❝

д) перемещение документов в другую информационную систему, в том числе в СХЭД.#❝

3.2. СЭД должна обеспечивать возможность включения и управления следующими категориями документов:#❝

а) электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе);#❝

б) электронные копии документов.#❝

3.3. СЭД должна обеспечивать управление доступом должностных лиц и специалистов государственного органа, являющихся пользователями СЭД, а также защиту от несанкционированного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения документа.#❝

3.4. Система управления доступом должна предусматривать:#❝

а) предоставление прав поиска и просмотра всех включенных в СЭД документов и связанных с ними метаданных фиксированному кругу лиц в соответствии с их должностными обязанностями;#❝

б) ведение справочников СЭД несколькими уполномоченными пользователями;#❝

в) передачу полномочий пользователя от одних должностных лиц, специалистов другим, как временно, так и постоянно;#❝

г) фиксацию и блокирование попытки одновременного подключения к СЭД с различных стационарных рабочих мест под одной учетной записью.#❝

3.5. СЭД должна обеспечивать следующие действия по приему поступающих (входящих) электронных документов, предшествующие их включению в СЭД:#❝

а) получение документов по телекоммуникационным каналам (в том числе посредством МЭДО, СМЭВ, через Интернет-приемную на официальном сайте государственного органа);#❝

б) осуществление предварительной фиксации факта поступления документа;#❝

в) проверку подлинности электронной подписи;#❝

г) формирование уведомления отправителю документа об отказе в регистрации в случае отрицательных результатов проверки электронной подписи и по другим основаниям в соответствии с установленными требованиями13;#❝

______________________________

13 Пункт 5 Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. № 1494 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 1, ст. 284; 2018, № 49, ст. 7600) (далее - постановление № 1494).

д) предварительное рассмотрение входящих документов14, разделение документов на регистрируемые и нерегистрируемые, передачу документов на регистрацию;#❝

______________________________

14 Пункты 3.1, 3.28 Правил делопроизводства.

е) включение электронной копии поступающего (входящего) документа на бумажном носителе посредством его оцифровки (сканирования).#❝

3.6. СЭД должна обеспечивать возможность создания проектов электронных документов, их согласования (визирования) и подписания (утверждения).#❝

3.7. СЭД должна обеспечивать создание документа на основе электронного шаблона конкретного вида документа либо путем включения в СЭД неунифицированного текста (файла), подготовленного на автоматизированном рабочем месте исполнителя.#❝

3.8. СЭД должна поддерживать формирование, актуализацию и применение электронных шаблонов документов в соответствии с требованиями к оформлению документов15.#❝

______________________________

15 Раздел 6 "Бланки документов" ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст, (с Изменением № 1, утвержденным приказом Росстандарта от 14 мая 2018 г. № 244-ст). - М.: Стандартинформ, 2018 (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016).

3.9. При согласовании документа в СЭД должны обеспечиваться:#❝

а) подписание (визирование) документа его исполнителем и инициатором (должностным лицом, ответственным за подготовку документа);#❝

б) настройка маршрута (последовательного и/или параллельного) передачи документа на согласование с оповещением должностных лиц государственного органа, согласующих (визирующих) документ;#❝

в) предоставление возможности доступа к связанным документам, истории согласования документа, его версиям и редакциям, результатам согласования с указанием списка должностных лиц, визирующих документ, а также лица, подписывающего (утверждающего) документ по результатам согласования.#❝

3.10. СЭД должна обеспечивать установление и корректировку срока (плановой даты) рассмотрения и согласования (визирования) документа.#❝

3.11. СЭД должна обеспечивать подписание (утверждение) документа с использованием средств электронной подписи.#❝

3.12. СЭД должна обеспечивать создание официального документа путем его регистрации после завершения процесса согласования (визирования) и подписания документа.#❝

3.13. Включение документа в СЭД должно осуществляться при регистрации. Включение документа в СЭД производится:#❝

в соответствии со схемой классификации;#❝

с присвоением документу индивидуального индекса;#❝

с созданием электронной регистрационной карточки документа (далее - ЭРК);#❝

с присоединением к ЭРК файла (файлов) документа или электронной копии документа.#❝

СЭД должна обеспечивать включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных документов, созданных на бумажном носителе без ввода их электронных копий в случае, если работа с этой категорией документов осуществляется только на бумажном носителе.#❝

3.14. Информация о регистрационных данных включенного документа должна направляться в СЭД отправителя после завершения регистрации документа.#❝

3.15. СЭД должна обеспечивать однократную регистрацию документов.#❝

3.16. СЭД должна обеспечивать визуализацию:#❝

документа и его реквизитов;#❝

метаданных, относящихся к протоколированию действий с ЭРК и файлами документа.#❝

3.17. СЭД должна обеспечивать включение дополнительных полей ЭРК:#❝

а) для документов, созданных в электронном виде и подписанных с использованием средств электронной подписи;#❝

б) для внесения дополнительной неструктурированной информации;#❝

в) для включения в состав метаданных (в том числе с применением дополнительных настроек) сведений о документах, необходимых для работы с учетом специфики деятельности государственного органа.#❝

3.18. СЭД должна обеспечивать включение сведений о поступающих (входящих), отправляемых (исходящих), внутренних документах, обращениях граждан и ответах на них в соответствии с Правилами делопроизводства16.#❝

______________________________

16 Пункты 4.4 - 4.7 Правил делопроизводства.

3.19. При включении документов в СЭД и заполнении предусмотренных полей ЭРК должны использоваться справочники.#❝

3.20. Справочники должны применяться для:#❝

обеспечения управления документами в СЭД;#❝

классификации документов в СЭД по группам документов и документопотокам;#❝

классификации документов по подразделениям и должностным лицам;#❝

классификации видов (средств, каналов) доставки документов;#❝

классификации корреспондентов;#❝

классификации документов в соответствии с грифами ограничения доступа к документу;#❝

структурирования информации;#❝

настройки СЭД на актуальную структуру организации и потребности документооборота;#❝

создания связи между документами.#❝

3.21. СЭД на основе справочников, в том числе номенклатуры дел, должна формировать:#❝

списки рассылок документов;#❝

списки исполнителей;#❝

шаблон структуры регистрационного номера документа;#❝

структуру регистрационного номера документа.#❝

3.22. В состав справочников СЭД должны включаться номенклатура дел, тематические и иные рубрикаторы, справочники типовых текстов, используемых при заполнении полей регистрационной карточки документа или проекта.#❝

3.23. СЭД должна обеспечивать создание резолюций (поручений) по исполнению документов уполномоченным пользователем после регистрации документа в СЭД.#❝

3.24. В резолюции (поручении) по исполнению документа СЭД должна обеспечивать фиксацию следующих обязательных сведений:#❝

автор резолюций (поручений) (фамилия и инициалы, должность);#❝

дата резолюций (поручений);#❝

текст резолюций (поручений);#❝

фамилия, инициалы и должность ответственного исполнителя (исполнителя);#❝

плановая дата исполнения документа;#❝

промежуточная дата исполнения документа (при наличии данных сведений);#❝

отметка о контроле;#❝

отметки исполнителей об исполнении документа (результат исполнения и даты).#❝

3.25. СЭД должна обеспечивать ввод нескольких резолюций (поручений) по одному документу:#❝

резолюций (в соответствии с иерархической последовательностью);#❝

отдельных поручений должностных лиц.#❝

СЭД должна обеспечивать просмотр исполнителем иерархической последовательности резолюций (поручений) по документу.#❝

3.26. СЭД должна обеспечивать:#❝

а) формирование уведомления пользователя о получении документа, поступающего на ознакомление, согласование и/или подписание, и/или наличия резолюций (поручений) по его исполнению, а также просмотр ЭРК и файлов самих документов;#❝

б) контроль сроков исполнения резолюций (поручений);#❝

в) предоставление сведений о приближении срока исполнения документа, о документах, срок исполнения которых истек, о документах, исполненных с нарушением срока, а также формирование соответствующих отчетов;#❝

г) предоставление исполнителям информации о документах, находящихся у них на исполнении, с сортировкой по срокам исполнения;#❝

д) изменение исполнителей по документам.#❝

3.27. СЭД должна обеспечивать автоматическую или автоматизированную отправку электронных документов адресатам по телекоммуникационным каналам связи.#❝

СЭД должна фиксировать в ЭРК факт отправки адресатам документов на бумажном носителе с указанием даты и способа доставки.#❝

3.28. Сведения об отправке документов адресатам должны включаться в метаданные документа, фиксируемые в ЭРК.#❝

3.29. СЭД должна осуществлять отправку документов и технологических сообщений с электронных адресов, соответствующих конкретным способам (каналам) информационного взаимодействия.#❝

3.30. СЭД должна обеспечивать хранение электронных документов вместе с их метаданными и доступ к ним (до уничтожения или передачи на последующее хранение в СХЭД).#❝

СЭД должна обеспечивать хранение ЭРК документов на бумажном носителе, электронные копии которых не включены в СЭД, а также доступ к ЭРК до уничтожения или передачи указанных документов на хранение в архив государственного органа.#❝

3.31. СЭД должна устанавливать связь документа с индексом дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа.#❝

3.32. СЭД должна реализовывать просмотр документов, включенных в дело, формирование внутренней описи документов в деле и вывод ее на печать по установленной форме17.#❝

______________________________

17 Приложение № 27 Правил, утвержденных приказом № 526.

3.33. СЭД должна поддерживать следующие процессы экспертизы ценности18 документов:#❝

______________________________

18 Глава VII Правил делопроизводства.

отбор дел, документов в соответствии с установленными сроками их хранения;#❝

формирование описей дел, документов структурных подразделений;#❝

формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;#❝

удаление документов, включенных в СЭД, в соответствии с актом о выделении к уничтожению;#❝

корректировка сведений о документе в ЭРК (в случае изменения индекса дела или срока хранения документа);#❝

включение в ЭРК сведений о том, что подлинник документа создан только в электронном виде или только на бумажном носителе;#❝

хранение описей дел, документов структурных подразделений, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;#❝

сведений (метаданных), связанных с передачей документов на хранение в СХЭД.#❝

3.34. СЭД должна реализовывать следующие функции по передаче документов в СХЭД:#❝

формирование контейнера электронного документа, содержащего контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A19;#❝

______________________________

19 Пункты 2.31, 4.34 Правил, утвержденных приказом № 526.

включение электронных документов (контейнеров электронных документов) в электронное дело;#❝

передачу в СХЭД электронных дел, документов и описей электронных дел, документов структурных подразделений государственного органа (далее - опись дел);#❝

удаление электронных документов, ЭРК из СЭД без возможности их восстановления после получения соответствующего технологического сообщения из СХЭД о приеме документов;#❝

сохранение сведений об удаленных документах в связи с их передачей на хранение в СХЭД;#❝

извлечение и представление этих сведений об удаленных документах по запросу уполномоченных пользователей.#❝

IV. Функциональные требования к управлению документами в СХЭД архива государственного органа#❝

4.1. СХЭД должна обеспечивать прием, учет, хранение и использование электронных архивных документов (без предварительного документирования на бумажном носителе), электронных копий документов, подлежащих хранению в архиве государственного органа.#❝

4.2. СХЭД должна обеспечивать включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных электронных документов, переданных в архив государственного органа на физически обособленных носителях.#❝

4.3. СХЭД должна обеспечивать выполнение следующих действий по приему электронных дел:#❝

получение электронных дел, документов из СЭД и других информационных систем государственного органа, в которых создаются и хранятся электронные документы;#❝

получение из СЭД описей дел;#❝

фиксацию факта поступления в СХЭД электронных дел, описей дел; проверку соответствия состава электронных дел, документов описям дел;#❝

проверку электронных дел, документов и описей дел, документов на наличие вредоносного программного кода;#❝

проверку электронных подписей электронных дел, документов, переданных на хранение в СХЭД;#❝

проверку комплектности состава контейнеров электронных документов;#❝

проверку наличия в метаданных документа сведений о проверке подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) передаваемого электронного документа на момент его подписания и/или получения;#❝

проверку воспроизводимости электронных документов, электронных копий документов, описей дел;#❝

формирование уведомления отправителю электронных дел, документов и описей дел, документов о подтверждении приема документов в СХЭД или об отказе в приеме в случае отрицательного результата проверки на соответствие требованиям, установленным настоящим пунктом;#❝

заверение принятых на хранение электронных дел, документов электронной подписью уполномоченного лица.#❝

4.4. СХЭД должна обеспечивать учет поступления электронных дел, документов на архивное хранение.#❝

4.5. Учет поступивших на хранение в СХЭД электронных дел, документов должен осуществляться в соответствии с принятой схемой систематизации электронных дел, документов в СХЭД.#❝

Схема систематизации электронных дел, документов в СХЭД включает следующие уровни: фонд, опись, раздел описи, электронное дело, внутренняя опись, электронный документ.#❝

СХЭД должна обеспечивать учет документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения20 на основе номенклатуры дел (без включения их в описи дел).#❝

______________________________

20 Пункт 4.2 Правил, утвержденных приказом № 526.

4.6. СХЭД должна обеспечивать формирование проектов годовых разделов описей электронных дел, документов для последующего их согласования и утверждения.#❝

4.7. Включение в СХЭД электронных дел должно осуществляться при создании архивной учетной формы (далее - АУФ).#❝

Наименование полей АУФ каждого уровня должны соответствовать основным (обязательным) учетным документам архива государственного органа21.#❝

______________________________

21 Пункт 3.6 Правил, утвержденных приказом № 526.

СХЭД должна обеспечивать создание связей между АУФ, электронными делами и электронными документами.#❝

СХЭД должна обеспечивать автоматизированное заполнение полей АУФ уровней "электронное дело", "электронный документ" за счет импорта данных из описи дел, переданных из СЭД и метаданных документа.#❝

4.8. При включении электронных дел, электронных документов в СХЭД и заполнении предусмотренных для этого полей АУФ используются обязательные справочники, обеспечивающие управление электронными документами в СХЭД:#❝

перечень государственных органов (включая их структурные подразделения) - источников комплектования СХЭД;#❝

список фондов (включая номера фондов и их наименования);#❝

номенклатуры дел государственного органа;#❝

перечень (реестр) видов документов с указанием сроков их хранения;#❝

реестр описей;#❝

перечень разделов описей.#❝

СХЭД должна обеспечивать использование тематических рубрикаторов документов, отражающих специфику деятельности государственного органа.#❝

4.9. Электронному делу при включении в СХЭД присваивается идентификационный учетный номер, который состоит из номера электронного дела по годовому разделу описи электронных дел, номера описи, номера фонда.#❝

Электронному документу при включении в СХЭД присваивается идентификационный учетный номер, который состоит из порядкового номера внутренней описи, номера электронного дела, номера описи, номера фонда.#❝

Архивный шифр электронных дел, документов, хранимых в СХЭД, является обязательным элементом описания контейнера электронного дела, документа.#❝

Повторное присвоение идентичного учетного номера не допускается.#❝

4.10. В СХЭД должны включаться метаданные электронных документов, передаваемых из СЭД.#❝

Для внесения дополнительной неструктурированной информации при включении документа в СХЭД в АУФ предусматривается поле "комментарий" ("примечание").#❝

4.11. Для управления документами в СХЭД в АУФ должны включаться следующие метаданные:#❝

сведения об использовании документов (дата, форма использования, пользователь) с возможностью прикрепления к АУФ файлов выданных архивных справок (выписок);#❝

сведения о проверке наличия и физического состояния (воспроизводимости) документов (дата, совершенное действие, сведения о пользователе, выполнившим действие, или автоматической настройке, результат проверки) с возможностью прикрепления к АУФ актов по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел, документов;#❝

сведения о конвертировании в другие форматы записи (дата; совершенное действие, сведения об исходном и новом формате; об исходном и новом объеме файла);#❝

сведения о пользователе, выполнившим конвертирование, или автоматической настройке с возможностью прикрепления к АУФ файлов с решениями уполномоченных должностных лиц о проведении конвертирования с указанием конкретных форматов;#❝

сведения об экспертизе ценности документов (отметки о решениях экспертной и экспертно-поверочной комиссий) с возможностью прикрепления к АУФ файлов протоколов;#❝

сведения о передаче электронных дел, документов на хранение в государственный архив.#❝

При включении в СХЭД электронных дел, документов на физически обособленных носителях в АУФ должны предусматриваться дополнительные поля:#❝

вид носителя;#❝

место хранения;#❝

формат записи.#❝

4.12. СХЭД должна формировать и обеспечивать возможность вывода на печать обязательных учетных документов архива государственного органа.#❝

4.13. СХЭД должна обеспечивать:#❝

хранение электронных документов и электронных копий документов вместе с их метаданными (до уничтожения или передачи на последующее хранение в государственный архив);#❝

периодическое резервное копирование электронных документов;#❝

уведомление ответственного должностного лица о необходимости проведения проверки в соответствии с установленными сроками (периодичностью) проверки наличия и состояния электронных дел, документов;#❝

автоматическую проверку наличия электронных документов;#❝

просмотр состава электронных документов в электронном деле, состава дел, относящихся к конкретной описи электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда;#❝

проверку соответствия учетных данных в АУФ различных уровней;#❝

создание (копирование) и включение в СХЭД экземпляров электронных дел, документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных;#❝

применение программы проверки технического состояния электронных документов и сохранения результатов проверки в течение установленного времени;#❝

формирование актов по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел;#❝

внесение изменений в АУФ по результатам проверки.#❝

4.14. СХЭД должна обеспечивать процессы конвертирования и/или миграции электронных архивных документов вместе с их метаданными в целях обеспечения сохранности и возможности использования электронных архивных документов в течение установленных сроков хранения.#❝

4.15. СХЭД должна реализовывать проведение конвертирования без удаления из СХЭД файлов устаревших форматов и включением в СХЭД файлов документов в новом формате записи с их прикреплением к АУФ, с автоматическим протоколированием выполненных действий и отражением в составе метаданных АУФ;#❝

4.16. СХЭД должна реализовывать отбор конкретных форматов записи электронных архивных документов.#❝

4.17. К общим требованиям по управлению доступом пользователей (использование документов) в СХЭД22 относятся:#❝

______________________________

22 Пункты 8.4 и 9.5 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

а) обеспечение просмотра зарегистрированным пользователям после их успешной аутентификации по следующим категориям документов, включенных в СХЭД:#❝

по постоянно действующим информационным запросам в соответствии с должностными обязанностями в рамках модели доступа;#❝

по разовым запросам по разрешению уполномоченных лиц государственного органа к конкретным документам и их совокупностям;#❝

б) ведение справочников СХЭД несколькими уполномоченными пользователями, выполняющими функции технологического администрирования;#❝

в) проведение конвертирования и миграции электронных документов.#❝

4.18. СХЭД должна обеспечить создание фонда пользования электронных дел, документов и функционирование на его основе электронного читального зала.#❝

Доступ к электронным делам в электронном читальном зале должен осуществляться только зарегистрированными пользователями в соответствии с установленными для них правами доступа после выполнения процедур аутентификации.#❝

4.19. При выполнении информационных запросов пользователей СХЭД обеспечивает многокритериальный поиск и отбор электронных дел, документов в соответствии со схемой систематизации документов в СХЭД и значениями полей АУФ.#❝

СХЭД должна обеспечивать протоколирование в журнале регистрации событий просмотра пользователями АУФ, электронных дел, электронных документов, а также их копирование.#❝

4.20. СХЭД должна обеспечивать создание с возможностью вывода на печать и/или записи его на другой электронный носитель:#❝

а) архивной копии электронного документа или его части;#❝

б) проекта архивной справки (архивной выписки).#❝

4.21. СХЭД должна обеспечивать подписание архивной копии электронного архивного документа, архивной справки (архивной выписки) электронной подписью уполномоченного должностного лица, ответственного за создание документа.#❝

4.22. При создании архивной копии электронного архивного документа, архивной справки (архивной выписки) СХЭД должна обеспечивать формирование отметки о заверении в виде штампа визуализации учетных данных СХЭД (архивного шифра) и отметки о подписании электронной подписью.#❝

4.23. СХЭД должна обеспечивать направление архивной копии, архивной справки (архивной выписки), подписанной электронной подписью, по защищенной информационно-коммуникационной сети в СЭД государственного органа для регистрации и отправки заявителю.#❝

4.24. СХЭД должна обеспечивать учет:#❝

использования электронных дел, документов;#❝

подготовки архивных копий, проектов архивных справок (архивных выписок);#❝

формирование отчетов о результатах использования.#❝

4.25. СХЭД должна поддерживать процессы экспертизы ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения23:#❝

______________________________

23 Пункты 4.6 - 4.13 Правил, утвержденных приказом № 526.

формирование уведомлений ответственного должностного лица об истечении сроков хранения электронных дел, документов;#❝

отбор дел, документов с истекающим (истекшим) сроком хранения;#❝

формирование и хранение актов о выделении к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению (с выводом их на печать);#❝

просмотр электронных документов в электронном деле, дел, включенных в опись электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда;#❝

удаление включенных в СХЭД электронных дел, документов, в том числе их резервных экземпляров, в соответствии с актом о выделении к уничтожению;#❝

внесение данных об уничтожении электронных документов в АУФ;#❝

корректировка сроков хранения электронных дел, документов по результатам экспертизы ценности в случае изменения срока хранения;#❝

изменение состава электронных документов электронного дела;#❝

отбор электронных дел, документов постоянного срока хранения, подлежащих передаче в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган.#❝

4.26. В СХЭД должна реализовываться передача электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, по защищенным каналам связи в соответствии с организационно-техническими требованиями к указанному информационному взаимодействию, предусмотренными главой VI Правил, утвержденных приказом № 526.#❝

4.27. При передаче электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, в СХЭД должно производиться их удаление вместе с АУФ.#❝

Удаление электронных дел, документов из СХЭД должно осуществляться после получения подтверждения об успешной процедуре включения дел, документов в соответствующую информационную систему государственного архива.#❝

4.28. СХЭД должна обеспечивать формирование акта приема-передачи электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, в электронном виде с возможностью вывода на печать.#❝

СХЭД должна хранить информацию о передаче электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган.#❝

О каких нормах

К документу

Нормы, которые ссылаются 3

Документы того же органа рядом по дате

Все документы: Росархив →